Le projet mis à plat.

Bonsoir,

Ce concert doit être réfléchi à plusieurs, car une seule tête ne peut certainement pas penser à tout.
Je vais donc établir une énorme liste de tout ce qui est nécessaire pour ce projet, c'est-à-dire toutes les charges à payer et toutes les tâches à faire. J'essaierai de rajouter les ordres de prix correspondant pour les charges (quand je les aurais =/).

Vous êtes vivement invités à soumettre vos idées ici, à rappeler une chose oubliée, à émettre des doutes concernant des prix etc... Et surtout, à vous proposer pour prendre en main certaines tâches que vous estimez faisable.

Pour ce concert il faut :

• des groupes (=> on a et ils seront surement définitifs. Il y en a un incontournable, puisque c'est limite lui qui va monter le concert avec nous (difficile de le virer ensuite), il est renommé, très bon, adhère à notre projet et nous fait sa prestation gratuitement. Le second, est très bon aussi mais il va falloir lui soumettre notre choix de ne pas le rémunérer. Si finalement il se désiste, il faudra en trouver un autre. Toutefois, ils vous seront présentés dans un autre sujet)
  
• un ingénieur du son (deux à contacter : un très bon et un autre dont je ne sais pas ce qu'il vaut encore. Je pense m'en charger, puisque pour le premier, ça va fonctionner sur une base de relationnel. Il nous fera de petits prix)
  
• une salle à louer (300 euros. Une dépense inattendue ; mais la mairie n'est pas très ouverte à la jeunesse et encore moins à la musique pop/rock. Ce qui est inconcevable pour nos artistes et producteurs qui estiment que toute mairie est limite obligée de prêter sa salle pour un évènement de cette envergure. Le but est de maintenant convaincre la mairie de nous la prêter, en rédigeant une jolie lettre qui leur sera adressée et en préparant beaucoup d'arguments que je devrais soumettre à madame le Maire pour défendre le bien fondé et la sécurité de notre action sur sa commune)
  
• Une publicité d'enfer : là, ça risque d'être une grosse partie de notre budget. Tous m'ont clairement dit que si nous voulons que ça marche, il ne faudra pas lésiner sur les moyens publicitaires. C'est à dire, affiches, petits coupons, bouche à oreille et le mois avant le concert, passages réguliers en pub sur la radio local (la même où je me suis fait interviewé). Pour la radio, ce serait 250 euros pour le mois. Pour la campagne d'affiches, ça peut vite s'élever à 700-800 euros. Bref, la campagne peut s'élever à la hauteur du budget réservé à l'ingé du son, un ptit peu moins peut être, mais bien autour de... 1000-1200 euros. Là encore, il faut des devis.
  
• Un groupe de sécurité. A décider là. Finalement, en parlant avec des pros organisateurs, ils nous ont dit que pour notre petite manif', on était pas obligé d'engager nécessairement une entreprise de vigiles et que des "gros bras" membres de lassoc' pouvaient amplement suffire si notre budget ne permettait pas cette dépense. Toutefois, je connais un pote dont son frère est vigile et qui pourrait nous arranger des petits prix pour venir avec trois de ses camarades assurer la sécu. C'est ceux qui sécuriseront toutes les manif' des conscrits cette année, par chez moi.
  
• la bouf' et les boissons : là normalement, grande surprise, cela nécessite aucun frais. Ni même risque. J'ai appris un truc, les grandes enseignes et les bars ont un système de vente en direct : en gros, tu leur commandes un stock de boissons et de nourriture qu'ils te filent sans rien te faire payer. Tu les vends pendant la soirée et tu notes bien tout ce que tu as vendu dans le bilan. Ensuite, tu rapportes les restes invendus qu'ils te reprennent gratuitement, et tu leur donnes leur part convenue sur chaque produit vendu. Mais bon, il faut contacter les bars et les grandes enseignes. Je pense cibler sur les centres E.LECLERC qui seront également nos sponsors (difficile de ne pas leur prendre les denrées alimentaires chez eux ^^).
  
• les lettres aux sponsors : actuellement, j'ai envoyé au crédit agricole de le Donjon, aux centres E.LECLERC, intermarché et ED de Digoin. Il nous faut encore une bonne dizaine d'envois, parc que c'est pas sûr que tous répondent. J'ai déjà un plan de lettres, mais il faut parfois modifier pour les cas particuliers (la banque par exemple). Il nous faut groupama de Le Donjon, les commerçants de LE DONJON dont les restaus et les bars (et là je n'ai pas de plan de lettre encore, puisque on ne s'adresse pas à eux de la même manière qu'à un directeur de centre commercial). Et d'autres, il faut réussir à composer une bonne liste. Des membres de ma localité pourraient m'aider à composer une liste de noms (centres commerciaux, agences diverses, magasins, bars, restau etc...) parce que j'en oublie très certainement.
  
• l'assurance. Là c'est mon taff', je pense. Il faut contacter le réseau JA pour savoir comment nous couvre exactement leur assurance ou s'il faut en prendre une supplémentaire.
  
• la SACEM. Je pense aussi qu'il faut que ce soit moi. Parce que apparemment, le directeur de la SACEM négocie beaucoup directement avec le président organisateur s'il s'agit d'un premier projet.
  
• Les bénévoles : là, c'est le recrutement massif. Si possible de la région, voire par chez moi. Mais autour de chez vous, si vous avez des amis susceptibles de s'engager et de nous rejoindre, je n'y vois aucun inconvénient.
  
• les logements : trouver des gîtes pour les artistes. Sachant que le groupe Patchouli habite dans le coin, il rentrera chez lui. Donc il faut au moins un endroit pour le groupe de Clermont et ceux de transition. + pour les bénévoles qui ne veulent pas dormir à la salle. Mais je pense que finalement, nous verrons avec le budget, va falloir participer si vous voulez dormir dans un endroit "mieux".
  
• les tee-shirt : si vous pouviez trouver des devis sur des sites sur internet. Pour des tee-shirt en grosses commandes, pas en individuels (comme notre boutique, ils sont beaucoup trop chers). Si nous pouvions les avoir pour environ 5 à 6 euros l'unité, contactez-moi !
  
• Les cartes promotionnelles : à 6, 50 euros sur VistaPrint, tu en as 250 pour poser sur le bar du concert .
  
• Contact GaléoTV : euh, ils pourraient couvrir gratuitement le concert avec leurs caméras. Quelqu'un peut s'en charger, pour les contacter, puis me les passer une fois que tout le boulot de plaidoirie est fait ^^.
  
• Gilbert Montagné : là ça risque d'être de mon ressort aussi. Mais je le marque, je pense pas l'oublier quelqu'un comme celui-là, mais ça fait partie des tâches.
  

Il y aura des mises à jour régulières.
Si vous voyez de gros oublis, n'hésitez pas. Si vous voyez des choses à rajouter, même chose.
Et surtout, si vous voulez prendre une ou l'autre tâche, je vous sollicite .

Bah j'veux bien me charger des lettres aux sponsors perso ^^

Après, je pense pas qu'il soit très dérangeant si les bénévoles dorment sur place, si ?? En tous les cas, on peut chercher sur Internet si on peut trouver des gîtes ou des chambres d'hôte, je pense. Et je sais pas si les chambres d'hôte ça serait pas un peu moins cher qu'un gîte puisqu'en principe, le fonctionnement des gîtes c'est par semaine. A moins que Hors-Saison, ça fonctionne pas comme ça ...

Par contre, pour la salle à louer, j'suis un peu blasée. C'est vraiment pas sympa de la part de la Mairie de pas la prêter ... Les arguments que tu voudrais mettre sur la lettre ça serait quoi ?? Parce que j'peux m'y mettre aussi si tu veux ^^

Y'a eu une mise à jour là .

Pour les arguments de la lettre, si je demande, c'est justement pour qu'on me les trouve et qu'on me les soumette. ^^

Pour les gîtes, il y a moyen de les "emprunter". Là encore, la mairie risque de nous mettre des bâtons dans les roues. Donc il faudrait envisager d'héberger sur les communes environnantes, mais tout de suite, ça nécessite un moyen de locomotion...

Va pour la lettre aux sponsors. Je peux te passer celles que j'ai envoyées pour la banque et le centre E.LECLERC. Puis tu me fileras ce que tu auras écris, je le ferais passer devant l'arbitre du centre (et mon père aussi qui s'y connait bien dans ce genre de lettres puisqu'il en reçoit constamment) et on envoie.
En tout cas, ça m'enlèvera un gros boulot ^^.

Ça marche pour les lettres alors ^^

Tiens, un truc que tous peuvent faire, du moment qu'ils ont fesse de bouc, c'est animer les groupes et la page "Fan de" créés spécialement pour le concert.

Là, c'est dans les cordes de tous, et ça ne demande pas beaucoup de temps (cinq minutes maxi, le temps de répondre, de maintenir le groupe en activité). un groupe qui ne bouge pas, est un groupe qui n'attirera pas l'attention.

Il faut qu'il y ait de la discussion !

Merci. (ceux qui m'ont en ami ont été invités, sinon, tapez dans la barre de recherche "concert IMPERIALDREAM 2010" et vous tomberez nécessairement dessus )

Je peux volontiers m'occuper de quelques contacts par lettre ou téléphone. Il suffit de m'indiquer le destinataire et très rapidement les détails de la demande.

Pour ce qui est du budget j'avoue que je n'arrive pas trop à me faire une idée dans la mesure où je n'ai pas exactement connaissance 1) de la nature des fonds qui vont financer et 2) de la taille de ces fonds.
Néanmoins, je pense qu'on peut en effet négocier pour la salle. Ce serait selon moi un très mauvais choix politique de la part de la mairie de refuser soit de baisser soit de prêter.
Pour la pub, c'est un mal nécessaire, il faut donc étudier au mieux les devis.
Pour le logement, je sais qu'ils existent de nombreux gites ou chambres d'hôtes dans la région. Par exemple des chambres d'hôte chez moi à Bourg-le-Comte dont les propriétaires sont des amis de la famille dont éventuellement, je peux m'arranger s'il le faut mais je ne promets rien.
Pour la sécu, je pense qu'il ne faut pas non plus lésiner. En effet, à moins d'avoir des gros bras dans les bénévoles, il serait judicieux d'essayer d'obtenir quelques professionnels, en limitant le coût bien sûr.
Pour les bénévoles, je pense que cela va surtout se faire grâce à une pub sur le forum et nos groupes d'amis personnels. J'ai déjà commencé à faire des annonces.
Enfin, pour les tee-shirt, je ne vois très bien où tu veux en venir : des tee-shirt à l'image d'ID ? A vendre ? ...

Bref, présenté comme cela le concert ne me semble en effet pas insurmontable. Il suffit effectivement d'avoir du personnel. Mais ça me semble un bon projet et je serais heureux d'y aider et peut-être d'y participer (je devrais être en vacances le 1er mai^^).

Veinard pour le 1er mai T_T.

Bah pour les tee-shirt, non, ce n'est pas à vendre mais à porter.
Tu sais, pour que les bénévoles soient reconnaissables le soir du concert, il leur faut un tee-shirt (comme un peu les caissière dans un super-marché XD).
Et en plus, c'est le petit cadeau de bienvenue d'ID (mais pas que, ces tee-shirt sont limites nécessaires et ils rentrent dans le domaine "promotion". D'ailleurs, il faut les acquérir un mois avant, histoire de les porter... un mois avant ^^ Mais attention, faut qu'ils soient propres le soir du concert u_u").

Pour la sécurité, j'espère avoir rapidement des news oui !
Pour les chambres d'hôtes, à 10 bornes je pense avoir. J'ai peur que Bourg-le-comte ce soit un peu loin... mais pourquoi pas oui.
(enfin, en fait, pas tant que ça du donjon, si ?)

Pour la mairie faut absolument les convaincre, ça nous enlèverait une épine du pied...

Merci .

Lol, oui pour les tee-shirt, suis-je bête... ^^
Pour les chambres d'hôtes, il y exactement 18km entre le Donjon et Bourg-le-Comte soit 15 min de voiture. C'est donc toi qui voit. C'est sûr que si tu as accès à d'autres chambres d'hôtes plus proches, n'hésite pas !
Enfin, pour la mairie, je suis absolument d'accord, il faut batailler (si je peux aider en ce sens, j'accepte !)

Effectivement, mais si on a des prix très avantageux pour les logements, ce serait bête de refuser.
Ils sont super accessibles ou un peu perdus dans la campagne ?

Parce qu'il faut penser à l'aspect "nuit noire" quand ils devront aller dormir, bien fatigués après un concert...

La chambre d'hôte dont je parle est "le coq en pâte", se situant dans le bourg de Bourg-le-Comte. Pour les tarifs, j'appelle aussi vite que possible afin de te donner un ordre d'idée et te dire si oui ou non on peut avoir accès à des réductions !

j'en avais déjà parler à notre admin préférer mais bon je le redi ici!!
Moi je pourrais peut-être avoir directement monsieur gilbert montagnier car je connais des amis qui le connaisse très bien et donc je pourrais leur demander d obtenir un rdv avec lui!

Salut tt le monde et meilleurs vœux pour 2010. Je suis Philippe du groupe Patchouli. Nous avons eu l'occasion de commander des tee shirts publicitaires pour notre groupe et notre boutique à VISTA PRINT par internet. Nous avons été satisfaits du rendu ainsi que des délais de livraison. Il y a possibilité d'en commander un nombre limité pour l'équipe de l'organisation et un différent en nombre supérieur pour votre boutique. Pour ce qui concerne la partie que je connais, la musique.. Je crois qu'il y a de bonnes possibilités côté ingé son et matériel pour une super prestation. Thibaud est actuellement sur le coup et Patchouli s'est investi à fond en ce sens. Maintenant, le top serait que les groupes adhérent au projet et ne demandent pas de cachet. Le budget principal (concert) serait alors réduit au minimum. Une grosse publicité faite autour de l'évènement lancera la manifestation et servira pour celles à venir. (indispensable pour investir les sponsors, déplacer les groupes, le publique.....). Je pense bien aussi qu'il y ait des bénévoles en nombre suffisant, qu'ils soient affectés aux bons endroits en rapport avec leurs goûts et compétences. A noter d'expérience que tous doivent être encadrés par une seule et unique personne afin d'éviter la dispersion et la désorganisation en cours de manifestation. (ça arrive souvent dans les instants les plus chauds des manifestations). Pour la salle, je trouve que Madame le Maire serait très sympathique de laisser la salle gratuitement. La rencontrer serait positif et je ne doute pas qu'elle serait heureuse qu'une telle initiative soit prise dans sa commune et lui génère autant de publicité. Il y a un truc à :"LE DONJON", coooooolll

Yopla Phil.
Un petit tour à la case présentation ? (sinon maman Barbara va t'envoyer un MP XD)

J'ai pensé à VistaPrint aussi. A combien ça revient exactement leur devis ?
C'est vrai que si on peut même en vendre la soirée...

Côté ingé son, comme hier finalement il était en plein spectacle, il faut que je le rappelle en début d'après-midi.
En espérant cette fois-ci que ce soit la bonne .

Niveau pub, on a trouvé une agence qui ferait des affiches vraiment pas mal (format A3, papier brillant enfin papier d'affiche quoi XD) pour environ 60c l'affiche.
+ environ 30 euros de maquette si on en dessine pas une nous même. J'ai un ami graphiste qui va essayer de nous faire un petit truc, pour voir si ça peut le faire, mais au pire, on fera la dépense des 30 euros...

Exactement pour les bénévoles. De toute façon, lorsqu'on aura (enfin) composé une équipe conséquente, il faudra se réunir un week end (fin janvier-début février) et mettre à plat qui va faire quoi etc.

Pour l'encadrement, je pense que c'est le président qui doit s'y coller. Mais j'aurais les bons conseils de tous pour diriger u_u".
(et j'aurais aussi les bons conseils du centre social, entre autres ^^).

Pour madame le Maire, je pense qu'il faut aller la voir à plusieurs. Heureusement, j'ai des antécédents familiaux qui risquent de la dérider un peu et de la faire entendre raison.
Mais bon, Madame le Maire est quelqu'un de très... autoritaire ? Enfin, elle suit bien son idée et ce sera pas chose aisée que de la faire démordre.

Bref, ce sera donc un bon travail d'équipe, quand on voit toute l'envergure du projet.
D'ailleurs Monsieur Phil, vous n'êtes pas intéressés pour rejoindre le mouvement et l'association des fois ? Parce qu'on est du genre à accepter (surtout) les artistes ^^".


Benjani03 : ce que tu proposes, ça c'est vachement cool. Si on arrive à le faire venir et surtout, le faire adhérer à notre projet, il y a moyen d'avoir de bonnes retombées.
Tu as carte blanche pour faire tout ce qu'il faut pour lui attirer son attention sur nous \o/.

Reste-t-il des lettres à écrire ?

Oui tout plein .
L'idéal, ce serait que je vous passe le mini-dossier que j'ai fait staprèm là.

Y'a tout le projet à plat et y'a tout ce qui reste à faire dans chaque domaine.

Intéressée ?

Alors, voici ce que je propose :
Un ami a créé un serveur Mumble (un tchat vocal), il est d'accord pour que je vous passe les paramètres de connexion du serveur. Cela nous permettra de pouvoir faire des "rendez-vous virtuels". Il faut juste avoir un micro
On peut également créer un channel IRC

Pacô a écrit:Oui tout plein .
L'idéal, ce serait que je vous passe le mini-dossier que j'ai fait staprèm là.

Y'a tout le projet à plat et y'a tout ce qui reste à faire dans chaque domaine.

Intéressée ?

Oui, intéressée. Ne pouvant pas venir, j'aimerais pouvoir aider un minimum quand même.
Si tu peux envoies le aussi à Laumie en même temps, au cas où je ne pourrais pas squatter un pc du lycée durant les autres jours de la semaine. (dans ce cas là je pourrai donc l'appeler pour qu'elle m'en fasse part)
Merci ^^

Je suis d'accooooooord ^^

Bon beh je lui passerai par MSN dès que je la vois ^^.

(le dossier est très tourné "Amélie", donc si je tutoie dedans, c'est que ça la concerne )

Et toi, je te l'envoie à l'adresse avec laquelle tu t'es inscrite sur le forum ?

Bah logiquement, c'est celle que j'utilise tous les jours donc oui ^^'

En fait, je parlais à Suiketa XD.

MDR Bah fallait l'exprimer clairement nouille ^^

J'lui ai envoyé un texto, j'te dirai la réponse ^^

Laumie m'a bien envoyé le dossier, je vais donc le regarder aujourd'hui~

Heyyyyyyyyy euh moi je peut faire a peut prêt n'importe quoi je suis assez manuel par contre tout se qui et

lettres ect c'est pas trop mon truc :s


Ps : tu nous tien au courant pour le rendez vous ( pour moi j'ai déjà mumble donc sa roule )

Pas de souci oui.
Mais du coup, pour la réunion, si le concert ne peut se faire que en fin d'année, rien ne presse.
Je pense que ce serait bien d'en faire une première dans le mois de février, par là .