Compte-rendu journée du 16 février au centre social

Mardi 16 février 2010, je me suis rendu une fois de plus au centre social de Le Donjon afin d'organiser au mieux le concert des découvertes de talents.

Le premier gros ouvrage qui fut traité est le dossier concernant la justification de notre projet, ou plus exactement, la note d'opportunité (sensible à la CAF) et les explications complémentaires apportés aux différents organismes comme le Conseil Général, la MSA, la communauté de commune de Le Donjon Val Libre et éventuellement aussi pour la mairie de la ville.
A savoir que ces grands dossiers seront réutilisables pour les dossiers à faire parvenir aux sponsors privés. Je pense naturellement au crédit agricole Centre France qui réclame un dossier complet sur le projet avant de nous donner quoi que ce soit.

Cette note d'opportunité (pour la Caisse d'Allocations Familiales) est disponible dans un sujet adjacent à celui-ci. C'est un petit document complet réservé pour la CAF et qui valorise donc l'action de la CAF dans ce projet.
Il s'agit donc de montrer tout l'aspect social que cette entreprise compte toucher et de définir avec exactitude le montant que l'on souhaite ensuite réclamer.
Pour information, la CAF a lancé un appel à projets jeune en début 2010 en subventionnant à 50% tout budget et en ayant à l'esprit un plafond de 2000 euros.
Nous lui avons donc tout naturellement demandé la somme maximum de 2000 euros, sachant que nous sommes actuellement peut-être le seul et unique projet jeune pour la commission de fin mars.

Les explications complémentaires du CG et de la MSA reprennent les mêmes phrases de la CAF. L'organisation est identique, on commence par une étude de besoin, puis on apporte nos solutions et les moyens qu'elles nécessitent, l'on justifie et l'on montre comment l'on évaluera, une fois le projet réalisé, la réussite du projet, aussi bien sur un plan quantitatif que qualitatif.
La seule chose qui diffère donc, c'est comment les choses sont présentées. Pour la CAF on s'appuie sur le social, pour la MSA, sur les territoires ruraux et la défense de la ruralité tandis que pour le Conseil Général, l'on parle plutôt de promotion culturelle sur le département.
Mais ces trois dossiers sont quasi identiques. Quelques tournures différentes, deux ou trois trucs à retirer ou à préciser. Rien de plus.

Nous avons ensuite pris le temps d'élaborer un dossier explicatif complet exprès pour la mairie. Et ça, c'est une chose qui n'était pas obligatoire mais qui va se le révéler pourtant pour nous. Madame le Maire est quelqu'un de respectable mais qui a tendance à voir d'un mauvais oeil toutes manifestations "jeunesse". Il est donc nécessaire, pour la rassurer et pour s'en faire une partenaire puissante, de la rassurer sur la qualité de notre projet, son bon déroulement et surtout sa sécurité.
Je peux vous ouvrir un sujet spécial pour ce dossier-ci qui est relativement différent de la note d'opportunité mais qui, néanmoins, reste dans la même trame d'idées (à quelques détails près).

Ceci fait, nous avons appelé Madame le Maire que j'ai eu au téléphone un certain nombre de temps. Je dois dire que les relations familiales ont fait beaucoup pour l'amadouer et prendre rendez-vous avec elle afin de lui exposer clairement nos intentions et la convaincre de nous céder la salle (et ses gîtes ruraux) à un moindre coût, voire gratuitement.
Je la rencontre donc le mercredi 11 mars à 16h30.

Un rendez-vous à la communauté de communes Le Donjon Val Libre doit être aussi pris dans les mêmes eaux.

Pour terminer la journée, nous nous sommes concentrés sur le budget prévisionnel. Avec un rapide calcul, le budget s'échelonne à environ un peu plus de 5000 euros. Mais là, c'est à vue de nez.
Il faudrait d'ailleurs que là vous m'aidiez pour le construire. Un budget prévisionnel, c'est la prévision de toutes les charges et de tous les bénéfices cumulés (sachant que les charges et les bénéfices doivent être théoriquement égaux, sinon, non valides pour être présenté lors d'une commission).
Il faut savoir aussi que lors du budget prévisionnel, il faut avoir tendance à toujours mettre le prix le plus "fort". Par exemple, nous avons intégré le devis de Monsieur Fayet, l'ingénieur du son, tel qu'il le proposerait sans nous faire de prix spécial, c'est-à-dire, à 3997 euros TTC.
A cela, il s'agit de renseigner les charges nécessaires pour la campagne publicitaire et il faut en outre réclamer des devis à toutes les sociétés susceptibles d'être embauchées pour l'occasion. Il faut parfois même demander 5 devis à 5 entreprises différentes : plus il y a de devis, plus le dossier paraît sérieux.

Ces entreprises il faut les contacter. J'en fais pour beaucoup, mais peut-être que certains d'entre vous pourraient faire de même (l'on discuterait de la manière comment s'y prendre sur un autre sujet encore ^^). Pour l'instant, je vous donne les grandes lignes sur lesquelles il faut penser à se renseigner :

• les tee-shirt : VistaPrint, tee-shirt on line pour les entreprises du web. Mais j'ai aussi demandé un devis à des entreprises locales, comme Créa-Tix située entre Digoin et Charolles. Il y a aussi la société Seri-Rosi à Paray-le-Monial.
  
• les affiches et les programmes (le jour J du concert) : j'ai demandé des devis à deux entreprises locales : imprimerie Guériaux de Lapalisse et Imprimerie Centre.com de Paray-le-Monial. Cette dernière a déjà l'aval de mon père et il me l'a recommandé. Elle est d'ailleurs sérieuse car elle m'a déjà contacté pour me faire parvenir le devis dans les plus bref délais (c'est-à-dire, aujourd'hui même)
  
• les centres d'hébergement : il est question de réserver les gîtes ruraux de la commune de le donjon dont le propriétaire n'est autre que la mairie elle-même. Je pense aussi contacter les hôtels et chambres d'hôtes alentour.
  
• l'agence de sécurité : il est prévu d'embaucher des bénévoles pour la sécurité. Toutefois, il est impératif (et pour la mairie, et pour la bonne sécurité de la soirée) d'avoir au moins UN professionnel avec si possible un chien muselé. J'ai un ami dont son frère travaille dans une agence et le coût de ses tarifs sont de 100 euros par tête de pipe pour la soirée. Donc si l'on en prend qu'un seul, ce serait 100 euros uniquement. Si vous connaissez donc des gros bras qui veulent bien rendre ce service, je suis toute ouïe.
  
• la nourriture et les boissons : concernant les boissons, théoriquement, nous n'avons rien à débourser. Il existe un service spécial dans les grandes chaînes de magasins (comme E.Leclerc) ou même dans les bars locaux qui est : je te donne la marchandise, tu te charges de vendre la marchandise, tu prends ta part des bénéfices, tu me donnes le reste et tu me rends la marchandise restante. C'est très pratique, je dois avouer, et surtout très rassurant. Les commerçants locaux ont compris qu'ils pouvaient écouler leurs stocks ainsi, en passant par des tiers. C'est un peu comme des éditeurs envoient des stocks à des libraires qui renvoient les invendus ensuite. Par contre, concernant la nourriture, il s'agit de l'acheter et de ne pas trop en prendre, ni pas assez. C'est un souci et il faut prévoir sans trop prévoir. La nourriture, ce sont des sandwichs et des croissants. On les prendrait chez E.LECLERC car ils risquent fortement d'être un partenaire financier. Évidemment, on peut les avoir gratuitement, suivant le partenariat que l'on établit avec eux. néanmoins, il me faut me rendre dans l'un de leur magasin, relever le prix moyen d'un sandwich au jambon et faire de même pour les croissants. Suivant notre analyse du nombre désiré, l'on peut se faire notre propre devis et c'est celui-là que l'on glissera dans les dossiers. (nous n'aurons jamais de devis de E.Leclerc avec le partenariat avant le 15 mars).
  
• Assurance : ç'aurait été un souci, mais ça n'en est plus un depuis quelques mois déjà. Le réseau national nous couvre et m'a annoncé un plafond de... 39 euros TTC de participation pour notre JA. C'est donc une excellente nouvelle. Il faut toutefois composer un dossier et le leur envoyer afin qu'ils le valident.
  

Toutes ces demandes accaparent du temps. Je me demandais alors si certains, qui sont plutôt à l'aise au téléphone et qui ont un forfait comme moi illimité pour tous les appels sur des fixes, ne pouvaient pas démarcher avec ces différentes sociétés pour obtenir leur devis. Il suffit de leur indiquer l'adresse du QG, d'annoncer sur le forum que vous avez démarcher avec telle ou telle société et j'attendrais le devis chez moi.
Je dois vous avouer que ça m'enlèverait une bonne épine du pied parce que je n'ai pas toujours le temps d'appeler tout le monde.
Évidemment, j'ouvrirai un sujet spécial avec toutes les coordonnées de ceux qu'il faut joindre et nous pouvons même prévoir ensemble ce que vous aurez à leur dire exactement.

Maintenant, concernant les lettres demandés aux sponsors, j'aimerais effectivement un coup de main de ce côté-ci. Dans la rédaction, histoire de ne plus qu'à avoir à relire attentivement et à signer avec le tampon de l'association. Parce que chaque lettre, même si elle reprend les mêmes idées avec un fond de "est-ce vous pouvez nous filer des sous s'il vous plaît ?" doit être rédigée de manière différente selon le type de société sollicitée. On ne s'adresse pas de la même manière au directeur d'une banque qu'à un directeur de magasin de vêtement ou d'agro-alimentaire, ni même à Gilbert Montagné ou d'autres personnalités.
Même chose, un sujet spécial sera ouvert pour discuter de ce que l'on doit à peu près dire pour chacun et je fournirai aux membres volontaires des lettres types déjà envoyées au différents sponsors mobilisés.
Mais il s'agit d'en réécrire de nouvelles (sauf pour le crédit agricole avec qui j'ai déjà eu un entretien qui sait par avance le changement de date) pour tous ceux à qui l'on a déjà écrit à cause du 8 mai qui se transforme en 9 octobre.

Bon, je crois avoir fait le tour.
Désormais, la date du 9 octobre a été bloquée pour de bon par la mairie et il n'y a pas de raison pour qu'elle change cette fois-ci. Surtout depuis que nous avons un RDV avec Madame le Maire.

Il est nécessaire aussi de contacter la coopérative de mai de Clermont-Fd et le Transfo', du même endroit. Et de leur envoyer un courrier afin d'exposer notre projet.
Quelqu'un pourrait aussi s'en charger avec moi.

Et enfin, pour conclure, ce que je recherche avant tout c'est un peu de compassion. Oui, ça peut paraître ridicule dit comme ça, mais rien que d'avoir un peu de soutien et une remise en question de ce que je fais, en argumentant et en débattant sur les tons à employer envers les différents partenaires mobilisés, ça me montre que j'ai une équipe solide.
Et en parlant d'équipe, j'appelle encore et une nouvelle fois tous les membres vivant assez près de chez moi à en parler autour d'eux. Surtout s'ils connaissent des jeunes gens en Allier. Notre point fort, c'est de montrer qu'il y a des ressortissants d'Allier dans notre équipe.
Il me faut remplir et compléter les dernières pages des demandes de subvention pour la CAF et MSA. Et la question qui revient tout le temps c'est : le nom et prénom (+ tous les renseignements habituels, téléphone, date de naissance, résidence etc.) des personnes de l'association vivant en Allier.
Et vu la place qu'ils laissent sur ces pages, tu te doutes qu'ils en attendent un certain nombre (la MSA demande même si nous avons des ressortissants du monde agricole). J'ai plusieurs amis qui signeront, bien qu'ils ne feront peut-être que signer et s'impliqueront dans cet évènement que pour le jour J. Il serait donc bon de contacter des auvergnats bourbonnais qui sont en plus de tout ça, motivés.

J'espère que vous avez tout lu et que vous avez des questions. Car sans question, on n'avance pas et je serais encore seul dans ce projet.
Merci à vous.

Compte-rendu mis à jour .
Afin que vous puissiez prendre connaissance en un regard de nos partenaires mobilisés et savoir à quoi ils correspondent :

• la Caisse d'Allocations Familiales : c'est elle qui est susceptible de nous financer en plus grande partie avec un plafond disponible de 2000 euros pour chaque projet présenté. La CAF, tout le monde la connaît, inutile donc de préciser. Néanmoins, si vous avez des questions à son sujet, n'hésitez pas !
  
• la Mutualité Sociale Agricole : ou MSA. Elle défend le territoire rural et le gère en partie en coopération avec les mairies de campagnes. C'est elle qui dynamise les secteurs agricoles, qui met à disposition des aides publiques comme le transport de repas à domicile pour les personnes âgées, ou encore, qui fournit le salaire à bon nombre d'employés du centre social .
  
• Le Conseil Général de l'Allier : haute instance du département (la plus haute d'ailleurs). Il est chargé de gouverner au nom de l'État français toutes les affaires publiques. C'est donc lui le responsable des transports, de la santé, de l'éducation, des axes principaux de communication etc. au nom du gouvernement français. Le Conseil Général est en voie de disparaître, selon une dernière proposition du gouvernement. Il a donc parfois des difficultés à subvenir à tous les besoins. Il possède néanmoins tout un service détaché à la culture et à sa promotion : c'est à ce service que l'on demande des subventions. Par ailleurs, le CG a une aire d'influence sans limite sur tous les autres organismes publics comme la MSA et la CAF de son département. C'est donc selon s'il est satisfait ou non que dépendront surement un peu aussi les subventions des deux organismes mentionnés précédemment.
  
• La communauté de commune Le Donjon Val Libre : comme son nom l'indique, elle forme une communauté de communes, c'est-à-dire, elle réunit les communes d'une zone rurale afin de se donner plus de force et de prendre des décisions pour tout un espace conjointement (pour avoir des moyens comme une ville moyenne en quelques sortes, en alliant les crédits des municipalités). La ComCom (ainsi surnommée ^^) va aussi très mal et, bien qu'elle puisse nous donner un certain appui, ne pourra pas tellement nous donner énormément de subvention. Nous attendons d'elle un maximum de 200 euros, tout au plus.
  
• La mairie de Le Donjon : tout dépendra si Madame le Maire adhère ou non à notre projet. Devenir un partenaire de la mairie serait un atout puissant, puisque nous aurions une certaine aisance sur son territoire et nécessairement, la possibilité de disposer des locaux municipaux comme bon nous semblera. Mais là est tout le suspens de l'histoire...
  
• Le crédit agricole centre France : notre banque aussi, là où nos comptes sont placés. Visiblement, le centre social et le CA s'entendent merveilleusement bien et grâce aux relations du centre, l'on peut escompter une bonne subvention de leur part. Les espoirs portent sur une somme équivalent à 500 voire 700 euros.
  
• Diverses entreprises privées : comme les magasins E.Leclerc, susceptibles de faire comme le CA. Mais aussi les chaines Groupama, les assurances AXA, les chaines de magasins, les brico/inter/vêti marchés, les commerçants locaux, les centres d'acceuil de touristes... tous plein de gens que je n'ai pas encore eu le temps de solliciter convenablement par manque de personnels. Surtout que la plupart ont reçu une lettre pour le 8 mai alors que la date a changé depuis...
  

Voilà donc, même chose, les questions, n'hésitez pas ! Je veux me faire épauler, pas vous faire un cours. Donc il se peut que je ne sache pas, mais au moins, ça nous fera progresser .

Pacô a écrit:
Pour information, la CAF a lancé un appel à projets jeune en début 2010 en subventionnant à 50% tout budget et en ayant à l'esprit un plafond de 2000 euros.
Nous lui avons donc tout naturellement demandé la somme maximum de 2000 euros, sachant que nous sommes actuellement peut-être le seul et unique projet jeune pour la commission de fin mars.

Y a un truc qui me turlupine quant à ce que tu expliques pour les subventions de la CAF. Est-ce que tu es bien certain que le plafond de 2000€ s'applique bien aux 50% qu'elle accorde (ce qui voudrait dire que le projet reviendrait au total à 4000€) ? Parce que moi, comme je le comprends, le plafond de 2000€ s'appliquerait au coût du projet, et la CAF ne subventionnerait que 50% de ces 2000€, c'est-à-dire 1000€.

Pacô a écrit:Maintenant, concernant les lettres demandés aux sponsors, j'aimerais effectivement un coup de main de ce côté-ci. Dans la rédaction, histoire de ne plus qu'à avoir à relire attentivement et à signer avec le tampon de l'association. Parce que chaque lettre, même si elle reprend les mêmes idées avec un fond de "est-ce vous pouvez nous filer des sous s'il vous plaît ?" doit être rédigée de manière différente selon le type de société sollicitée. On ne s'adresse pas de la même manière au directeur d'une banque qu'à un directeur de magasin de vêtement ou d'agro-alimentaire, ni même à Gilbert Montagné ou d'autres personnalités.
Même chose, un sujet spécial sera ouvert pour discuter de ce que l'on doit à peu près dire pour chacun et je fournirai aux membres volontaires des lettres types déjà envoyées au différents sponsors mobilisés.
Mais il s'agit d'en réécrire de nouvelles (sauf pour le crédit agricole avec qui j'ai déjà eu un entretien qui sait par avance le changement de date) pour tous ceux à qui l'on a déjà écrit à cause du 8 mai qui se transforme en 9 octobre.

Pour ce qui est d'écrire les lettres, je me porte volontaire pour donner un coup de main. Comme je te l'ai déjà dit, au premier semestre j'ai eu des cours de correspondance commerciale, j'ai donc appris à rédiger et présenter une lettre, suivant l'objet, le destinataire, ... Sachant que c'est très délicat d'envoyer un lettre pour réclamer des sous. Mais rien n'est insurmontable ! Donc voilà, reste pu qu'à ouvrir un sujet pour en parler plus précisément.

A part ça, je voulais aussi te parler d'un petit truc. Mon papa est conseiller en assurances, il travaille pour le GMPA. Ce groupement d'assurances vise les militaires, policiers, ... mais ils travaillent avec la GMF et Allianz. Il me semble que mon père a déjà dû travailler avec eux pour l'organisation de journées spéciales (tournois de foot pour les jeunes par exemple) au sein des casernes militaires. Tu veux que je lui touche deux mots pour savoir si y aurait possibilité de faire quelque chose pour le concert ?

Eleazare McNight a écrit:
Y a un truc qui me turlupine quant à ce que tu expliques pour les subventions de la CAF. Est-ce que tu es bien certain que le plafond de 2000€ s'applique bien aux 50% qu'elle accorde (ce qui voudrait dire que le projet reviendrait au total à 4000€) ? Parce que moi, comme je le comprends, le plafond de 2000€ s'appliquerait au coût du projet, et la CAF ne subventionnerait que 50% de ces 2000€, c'est-à-dire 1000€.

Je m'attendais à cette question et tu fais bien, ça montre que tu suis .
En fait hier, j'ai posé l'exacte même question. La phrase officielle de la CAF est :

Le montant de l'aide accordée correspond à 50% du budget prévisionnel du projet dans la limite d'un plafond de 2000€.

Je me suis dit la même chose : ça veut dire qu'on peut espérer un maximum de 1000 euros ou un maximum de 2000 euros ?
J'ai posé cette question et je leur ai foutu le doute. Mais après une confirmation, il s'agit bien d'un plafond de 2000 euros pour les subventions, et pas pour le budget prévisionnel .

Eleazare McNight a écrit:Pour ce qui est d'écrire les lettres, je me porte volontaire pour donner un coup de main. Comme je te l'ai déjà dit, au premier semestre j'ai eu des cours de correspondance commerciale, j'ai donc appris à rédiger et présenter une lettre, suivant l'objet, le destinataire, ... Sachant que c'est très délicat d'envoyer un lettre pour réclamer des sous. Mais rien n'est insurmontable ! Donc voilà, reste pu qu'à ouvrir un sujet pour en parler plus précisément.

Et je t'y invite.
En effet, j'ai pu m'apercevoir à quel point il était délicat de s'adresser à ceux qui nous donneront de l'argent. Il faut savoir à la main douce, la parole suave, des tournures habiles... bref, oublions un peu le littéraire et pensons surtout à ne rien dire de froissant ou de maladroit.

Eleazare McNight a écrit:
A part ça, je voulais aussi te parler d'un petit truc. Mon papa est conseiller en assurances, il travaille pour le GMPA. Ce groupement d'assurances vise les militaires, policiers, ... mais ils travaillent avec la GMF et Allianz. Il me semble que mon père a déjà dû travailler avec eux pour l'organisation de journées spéciales (tournois de foot pour les jeunes par exemple) au sein des casernes militaires. Tu veux que je lui touche deux mots pour savoir si y aurait possibilité de faire quelque chose pour le concert ?

Tu peux toujours lui en toucher deux mots oui.
Ensuite, accepteront-ils ?
Il faudrait qu'ils aient une agence pas loin de chez nous, sinon, quel intérêt pour eux de subventionner une œuvre alors qu'ils ne s'attireront en retour aucun client potentiel ?
Par contre, oui, s'il a connaissance de quelques entreprises du milieu par chez nous, s'il peut même les contacter () ou alors, s'il connaît des astuces pour amadouer des structures similaires chez nous... je ne suis pas contre non plus .

Merci beaucoup Eléa .

Bon, j'ai bien lu que la MSA payait les gens du Centre Social, mais qu'est-ce que ça a à voir avec notre Concert ??

Beuh... c'est un détail ça Laumie.
La MSA fait partie des mécènes qui subventionneront ce concert.

Dans mon second message, je me suis amusé à vous présenter chaque partenaire mobilisé afin que vous puissiez prendre connaissance en un coup d'oeil de tous ceux qui viendront surement nous donner de l'argent et savoir par la même occasion qui est quoi et qui fait quoi.
La CAF, c'est aussi elle qui te fournit les allocations familiales, mais c'est sûr, pour le concert ça n'a pas grande incidence.

C'était donc juste histoire de préciser que la MSA est le mécène du centre social. Donc si le centre social est avec nous, la MSA aussi...

Super !
Si c'est en octobre et que je suis pris en Master 2 l'année prochaine, je ferais tout mon possible pour venir, tu pourras me conter parmi les bénévoles.
Fais attention, le transfo et la Coopé ne s'entendent pas trop, d'après ce que j'ai pu voir et entendre.

Sil'verSon a écrit:
Fais attention, le transfo et la Coopé ne s'entendent pas trop, d'après ce que j'ai pu voir et entendre.

Tiens, ça c'est bon à savoir parce que personne ne m'a prévenu de ça.
J'en tiens rigueur et éviterai de trop citer l'autre quand je m'adresserai à l'un ^^.