Des bons gros soucis

A l'heure actuelle, nous rencontrons de gros soucis pour l'évènement du concert.
Et les deux sont de taille.

Le premier est technique : M. Fayet est venu jeudi après-midi faire un repérage pour l'installation de son matériel. Malgré le fait que nous louions une salle extrêmement récente et contrôlée régulièrement (on se demande par qui...), il a décelé une énorme faille de sécurité au niveau du courant électrique. La salle n'est pas équipée du prise P17 tetra 63 Ampères. Sans elle, il ne peut brancher son matériel sans prendre le risque de le griller et de griller la salle avec.
Il faudrait choisir entre son et lumière sinon. Ce qui n'est pas envisageable pour un concert.

Il nécessite donc de prévenir la mairie pour qu'elle engage un électricien qui exécute la modification adéquat. Coût de l'opération estimée : 7O euros.
Cet imprévu tombe très mal à un mois du concert mais il faudra faire avec.

J'ai appelé la mairie et ai négocié directement avec Madame Le Maire qui souhaite au préalable requérir l'avis d'un spécialiste mais qui n'est pas contre le fait de retoucher un peu à sa salle.

Le risque : le spécialiste qu'elle contacte peut (et risque) d'être l'électricien qui a installé le système électrique de la salle. En bon professionnel qui se respecte, il se peut qu'il ne veuille pas reconnaître sa faute ou son "oubli", et ça pourrait nous porter préjudice.
Mais l'ingé du son a été catégorique : si l'on ne peut brancher son matériel autrement que sur le secteur domestique, il ne fera ni son ni lumière, sauf si l'on veut voir terminer la soirée en fumée.


Le second est administratif : nous avions souscrit à une assurance auprès du crédit agricole, Pacifica. Toutefois, lors du rendez-vous pour signer le contrat (qui s'élevait à 88 euros et des poussières pour une assurance responsabilités civiles d'un an) l'on s'est rendu compte que l'assurance des Juniors Associations qui nous couvre n'accepte pasqu'un contrat complémentaire se combine au sien (pour faire simple).
Il est donc impossible de contracter un quelconque accord avec le crédit agricole à cause d'une assurance où nous avons été contraint de souscrire parce que nous adhérions au réseau national.

Le souci, c'est que l'assurance (APAC) du réseau est une assurance administrative et surtout, inconnue au bataillon des plus grandes assurances (AXA et Pacifica n'ont jamais entendu parler d'elle, ce qui est inquiétant). Après quelques recherches, il s'agit d'une assurance rattachée au ministère de la jeunesse et des sports ; une assurance d'état si l'on peut appeler ça comme ça.
Il faut donc remplir un dossier long et chiant pour requérir de leur part une couverture supplémentaire pour l'évènement et, comme pour toute bonne administration publique qui se respecte, c'est beaucoup moins simple que dans le secteur privé.
J'ai donc un gros formulaire à remplir et il fait peur parce que j'ai l'impression que la moitié des renseignements exigés sont inappropriés au concert.

Si je pouvais avoir un coup de main, ce serait formidable sinon on court un peu à la ruine.

Voilà pour le constat. A vous de m'épauler un peu

Pour le problème électrique : ne serait-ce pas possible de louer un gègène (groupe électrogène) ? Ceux utilisés dans les rave supportent du gros (au niveau ampèrage et puissance.) Quelques rallonges et le tour est joué.

Ton deuxième soucis est bien plus embêtant.
La mairie ne peut-elle pas couvrir l'évènement ? Ou bien ne veut-elle pas ?
(Si j'ai retenu une chose en étant trésorier de deux asso' : sans le soutiens des élus, c'est cuit ! )

Les prix des groupes électrogènes sont inabordables il me semble.
Enfin, ça varie entre 500 et 1000 euros ; on pinaille déjà pour se rajouter 100 à 200 euros...

La mairie est partenaire mais pas créatrice de l'évènement. C'est donc à l'association d'être assurée, non à la mairie.
On a le soutien de plusieurs élus, dont certains ont été faciles à décrocher .

Je pense que le souci technique, vous pourrez pas y faire grand chose d'où vous êtes. Par contre, pour le dossier de l'assurance... pourquoi pas ?

Je n'y connais vraiment rien, mais je peux essayer de me renseigner pour savoir si le problème a déjà été confronté.
En gros, on est couverts par une assurance dont on ne peut pas se défaire qui n'assurera pas notre situation dans sa totalité ? Et il faudrait demander pour avoir une couverture supplémentaire ?
A quoi ressemble ton formulaire ?

EDIT : Après relecture, en fait, c'est juste une demande "simple" d'assurance ? Pas une faveur ou quoique ce soit, si ?

Bon, j'ai appelé directement l'assurance APAC.
Ils ne peuvent pas nous fournir de bordereau sans la consultation des Juniors Associations et ils m'ont très bien fait comprendre qu'il fallait franchement remplir leurs dossiers, sans quoi ils ne pourraient rien pour moi.

Il va falloir s'y mettre.
Dans ce dossier, ils demandent un détail du matériel employé. Je me posais une question : est-ce à nous d'assurer le matériel des artistes, la salle etc. ?
Sinon, il s'agirait simplement de renseigner un nombre de participants... ils sont drôles, comme si on pouvait savoir quel nombre exact le public sera.
Je pense qu'il faut donner le nombre maximal de la contenance de la salle, au cas où on aurait une superbe réussite, c'est-à-dire : 700 personnes.
+ les membres de l'association et les bénévoles, bien entendu.

Pour le reste... je vois pas trop. Tous les artistes sont assurés par leur propre assurance, mais ce qui me perturbe, c'est qu'il me semble avoir entendu que durant la représentation, c'était l'organisateur qui était responsable de tout le matériel dégradé... =/.
Et ça, ça me fait peur un peu... S'il faut renseigner tout le matériel, on est pas encore couché. Surtout qu'il s'agit aussi de donner leur valeur et qu'il faut envoyer ce papier minimum 3 semaines avant la manifestation .

Le bordereau ?
En réalité, quel est le lien entre les Juniors Associations et l'assurance APAC ? C'est l'assurance par défaut du réseau national ? Et il est vraiment impossible de s'en destituer, ou au moins de cumuler ?
Mais en effet, si tout le matériel dégradé est à notre charge, c'est pas tout bénèf... Pour moi, le matériel appartient à la salle qui est assurée par nos soins. Donc le matériel dégradé est assuré par la salle qui est assurée par l'assurance. Dans ce cas, ce n'est pas à nous de le recenser, mais bien à la salle, et ça, c'est déjà fait. C'est comme ça que je pensais que ça se passait.
Après, mis à part si c'est confidentiel, j'aimerais bien le formulaire entier, ainsi que vos échanges mails avec l'assurance. C'est possible ?

Euh... le matériel, c'est pas celui de la salle mais celui des artistes.
En fait, dans plusieurs contrats d'assurance d'artistes, lorsque ceux-ci jouent sur une scène montée par n'importe quel organisateur d'évènement, les instruments ne sont plus assurés par l'assurance du groupe mais par l'assurance des organisateurs.
Parce que la loi considère que nous "louons" les instruments.

Et oui je peux te faire passer ça.
Il suffit de se connecter au site des JA et d'aller chercher le document des assurances. Il est téléchargeable en PDF.
Mais en fait j'ai parlé trop vite. J'ai eu le bon doc', et il est plus simple : il faut juste bien estimer le bon nombre du public ^^.
Le plus dur, c'est la liste du matériel.

Patchouli et Cidjy m'envoient ça le plus rapidement possible.
The Windsor ont un contrat d'assurance qui les assurent à 100% même pendant leur prestation (cool ! )
NeXt eXiT doit vérifier au plus vite son contrat...

Pacô a écrit:Euh... le matériel, c'est pas celui de la salle mais celui des artistes.
En fait, dans plusieurs contrats d'assurance d'artistes, lorsque ceux-ci jouent sur une scène montée par n'importe quel organisateur d'évènement, les instruments ne sont plus assurés par l'assurance du groupe mais par l'assurance des organisateurs.
Parce que la loi considère que nous "louons" les instruments.

Waw, je savais pas ça... Pour moi, c'était le matériel du groupe, donc à sa charge. Pour moi, ça revenait au même de vouloir assurer notre matériel à nous par exemple, on ne serait pas rendus..
Enfin bon, tant mieux si c'est plus simple. (et je n'avais pas vu le doc, j'étais sur le site de l'APAC moi... forcément, ça n'aide pas vraiment ) Et niveau matériel, si chaque groupe peut le répertorier lui-même, j'imagine que ce n'est pas si compliqué que ça ? Sauf erreur de leur part, mais bon, ils s'y connaissent un minimum.
Quant à estimer le nombre de personnes... Il y a une marge d'erreur assez importante dans ce cas j'espère. Mais faudra aussi veiller à ne pas dépasser cette marge en cas d'affluence.

Non mais je pense qu'on va mettre le maximum de ce que la salle peut contenir.
Tiens d'ailleurs, si tu veux te déplacer jusqu'à l'APAC à la Rochelle, tu peux faire ça. Parce que c'est une petite question que j'ai oublié de poser.

Mais normalement, oui, tu mets la capacité de la salle en nombre de participants. Ils savent très bien que tu ne peux pas prévoir toi-même (surtout pour une première édition).

Pas de souci, j'irai demain avec le dossier !

Plop,
Je suis allé à l'APAC de Charente Maritime (utile pour un concert qui a lieu sur l'Allier). Bref, ils confirment, il n'y a pas de lien direct entre l'APAC et la Junior Association, disons du moins que l'APAC ne peut pas gérer sans prévenir le réseau. Ils préfèrent tout surveiller quoi, ce qui est concevable.
En bref, il faut bien remplir une demande d'assurance pour la JA, afin qu'elle le transmette ensuite à l'APAC qui pourra alors nous fournir l'assurance du public et du matériel.
Niveau matériel, la madame de l'APAC est sceptique quant à l'utilité d'assurer les instruments des groupes, selon elle, ce n'est pas notre travail. En effet, ils viennent avec leur matériel et l'usage est personnel, ce n'est pas comme si on le leur fournissait, ou qu'on le louait pour le leur donner. Enfin bon, elle n'en voit pas l'utilité, mais si c'est à faire, pas de souci non plus.
Je lui ai demandé un devis au niveau de l'assurance matériel aussi, il s'élèverait à 30.49€ minimum et, mis à part si les groupes ont des instruments ultra rares et coûteux, on ne dépassera sans doute pas ce devis (j'ai le détail, sur le bordereau). Après, sur le dossier, il faut signaler l'ensemble des instruments ainsi que leur valeur, et pour la valeur, j'ai demandé. Donc si l'instrument a moins de trois ans, sa valeur est celle de l'achat, ensuite, elle perd 10% tous les ans, avec un maximum de 50%.
Quoi d'autre ? L'assurance propose aussi une assurance des stocks (nourriture + buvette), c'est pas très cher, faudra voir une fois qu'on aura fait les comptes, une fois qu'on aura la liste des instruments, somme toute.

Voili voilou, la madame de l'APAC m'a gentiment proposé de faxer elle même le dossier de demande d'assurance directement au responsable à la JA, avec un petit mot en disant que ça urge. Donc on verra pour compléter le dossier !

Très bien.
De mon côté, j'ai reçu la liste du groupe Cidjy et je suis en attente des deux autres...
Mais si tu dis qu'ils sont sceptiques quant à l'assurance des groupes, ça me chiffonne. Le mieux, c'est d'assurer Cidjy (qui eux n'ont pas du tout d'assurance) mais pour les autres, ils vont devoir se dépêcher... =/.
Pour le faxer, je suppose qu'il suffit que je te dise ce qu'il faut que tu complètes... et tu peux le compléter comme un grand et le donner à l'agence.
Je pense que ce serait effectivement la meilleure solution pour "accélérer" le processus.

Sinon, j'ai (enfin) eu l'électricien. Et je dois avouer que là, je me sens encore terriblement mal et que j'ai véritablement la trouille de ce concert.
Pour lui, en étant allé voir la salle, il a fait un devis pour faire les branchements nécessaires qui s'élève entre 800 et 1200 euros (pas de devis définitif).
Ce qui est 5 à 8 fois plus que ce que Mr Fayet l'ingénieur du son nous avait prédit.
L'électricien préfère en effet rajouter un disjoncteur et une protection différentielle parce que, selon lui, ce serait prendre un risque de laisser puiser une telle puissance sans prévenir le risque. Il faut aussi compter 30 euros de main d'oeuvre par heure (et il faut 4h d'installation).

Alors qui croire ? Est-ce l'électricien qui se fout de notre gueule ? Est-ce que le matériel coûte si cher qu'il le dit ?
Si c'est effectivement le cas, et que Mr Fayet s'est gouré dans son estimation... là, ça devient carrément très hardcore pour convaincre la Mairie d'engager des travaux. Pour ne pas dire... impossible en un mois.
Le seul point positif c'est que si la mairie dit "oui", la manoeuvre prend très peu de temps à se faire... mais est-ce que la mairie dira oui ?

Le souci ultime donc c'est que si nous ne pouvons pas faire tout ça, il va falloir envisager soit l'annulation pure et simple du concert ou alors de payer nous même les frais du domaine public (donc rajouter 500 à 800 euros au budget... ce qui est écrasant !)
La première option a un gros côté problématique : si l'on annule, cela signifie qu'il faut rendre TOUTES les subventions à chacun des sponsors, aussi bien du domaine public que privé. Sachant que nous avons déjà engagé des frais, ce serait comme dire que je devrais payer de ma poche pour combler les vides.
La seconde option peut être envisagée... mais nous avons intérêt à bien remplir le public. Sinon, nous devrons là aussi combler les "trous" de notre (ou plutôt de ma...) poche...

Donc là, oui, je suis en très très très gros stress.

Bon, je crois que mon coeur va lâcher.
Il y a eu des rebondissements cet après-midi.

Tout d'abord, nous avons appelé la Mairie pour lui soumettre le devis de l'électricien et prendre rendez-vous. Madame Le Maire nous a envoyés bouler et nous a rendu un "non" catégorique.
Là, j'ai été dans une période de profond stress avec une terrible envie de sauter du train dans lequel je me trouvais.

Nous avions alors envisagé la possibilité de contacter ERDF afin qu'ils nous installent un compteur forain pour 4 jours (minimum). On attend le devis.

Toutefois, l'ingénieur du son vient de nous sortir une solution miracle : en effet, il a un ami électricien qui possède une armoire "disjoncteur-bloc différentiel" et qu'il peut brancher provisoirement sur la salle pour adapter la prise triphasée.
Nous passons donc d'une note de 1000 euros à 0 euro.

Il lui faut néanmoins l'accord manuscrit du maire pour procéder aux "attouchements" sur le système électrique, tout en garantissant que la salle sera rendue comme elle était avant qu'on s'installe : c'est-à-dire avec un label culturel alors qu'on ne pas y faire de concert .

Nous avons rappelé la mairie pour annoncer la bonne nouvelle et nous nous sommes faits éjecter comme des malpropres. Je crois que madame le maire est très remontée contre nous, voire très très très remontée et n'a plus envie d'entendre parler de ce concert. Je pense qu'elle n'a même pas pris le temps d'entendre la bonne nouvelle.
Nous avons tout de même pu prendre un RDV demain matin pour lui faire signer cette autorisation fondamentale qui ne lui coutera que la modique somme de 1 nanolitre d'encre.

Croisons des doigts... là en fait, on est à l'embranchement du : le concert se fera ? le concert se fera pas ?
Sachant qu'elle a le gros pouvoir de dire "non", mais que si elle fait ça, elle s'attire toute l'humeur d'une grande population de jeunes... surtout si on fait circuler l'info comme quoi ce concert (le premier depuis des années !) n'a pas pu être organisé puisque madame le maire n'a pas donné son accord pour ne rien débourser...

Non, j'avoue, je crois que je suis toujours en méga stress...

*Fait un massage à Pacô*

Ça serait quand même dommage que le Concert soit annulé juste parce que Madame Le Maire a dit "non" ...

Pour résumer, on est à deux doigts de l'annulation à cause d'une mal-léchée (pour ne pas donner de mot plus vulgaire), qui panique dès qu'il faut lever son petit doigt, qui en a rien à foutre de sa population, sauf si elle a plus de 65 ans. Ça tombe très bien, demain je remonte vers le Donjon, s'il s'avère que cette dame nous fout en l'air le concert parce qu'elle est trop débile pour y voir son intérêt, je me ferai le plus grand plaisir d'écrire au quotidien régional, lu par son public de 65 ans, pour parle de Madame le maire du Donjon, avec une salle soi-disant équipée alors qu'il n'en est rien, et qui prend un malin plaisir à mettre par terre plusieurs mois de travail.

Après elle est peut être moins bête qu'elle le praît.

Notez que ce message est écrit avec une retenue énorme. Libre à vous de remplacer certains mots par d'autres.

On va d'abord calmer le jeu.
Bon, j'ai préparé l'autorisation prête à être signée :

Je soussignée Madame le Maire de la commune de Le Donjon, CHARTIER Janine, autorise la société Scène et Studio à ouvrir le tableau électrique pour captation du courant triphasé 60 Ampères vers une armoire électrique protégée.

Le vendredi 10 septembre 2010.

Et nous croisons les doigts.

Il s'agit de ne pas brusquer tout le monde et de jouer la carte de la diplomatie ; la vraie avec le sourire "colgate" !

C'est dans l'intérêt de tout le monde, en tout cas ^^ Faut espérer que Madame le Maire ne se braquera pas ^^

Et elle ne s'est pas braquée .

Le papier n'a toutefois pas été signé car elle réclame une attestation d'assurance ; nous lui enverrons la nôtre mais surtout celle de Monsieur Fayet, ou plutôt, de l'entreprise Scène et Studio.
Suivies des homologations de ce dernier en terme de trifouillage élèctrique.

Je tiens d'ailleurs à préciser, quant à parler d'assurance, que le dossier de celle-ci n'est plus de notre ressort. Notre ami kirlim a fait faxer tout ça au réseau, directement d'une agence APAC qui a agrémenté le dossier d'un feuillet "pressez-vous !!".
Nous sommes dans les temps et nous devrons recevoir cette attestation d'ici les deux semaines qui arrivent.

Bref, le souci technique n'est toutefois pas écarté entièrement, puisque Mr Fayet souhaite vérifier l'installation électrique. Croisons des doigts : la salle a toutefois été contrôlée deux mois auparavant (certes pas pour confirmer les normes pour un concert) : je pense que, tout de même, les circuits électriques sont bons.
Prions pour cela en tout cas !

Bon hé bah y'a plus qu'à croiser les doigts alors ^^