Réunion de bénévoles le vendredi 10 septembre

Je vais faire un récapitulatif de cette réunion qui prendra trois axes :
=> l'organisation de la soirée/salle
=> l'organisation des bénévoles
=> les trucs encore à faire !

Pour commencer, voici donc les grands points qui resteront pour l'organisation de la soirée :

• nous avons décidé de faire le système des sorties définitives. C'est-à-dire que dès qu'on paye son entrée, on ne sort plus du périmètre dessiné pour le concert. De ce fait, nous avons établi un plan de salle qu'il serait plus judicieux que je vous scanne (parce que par écrit... ^^). L'entrée traditionnelle ne sera pas l'entrée du concert, mais encadrée par des barrières ERAS pour faire un coin fumeur (très important !). Le hall sera transformé en gigantesque buvette (buvette qui s'ouvrira donc sur le coin fumeur). La salle est fait de façon qu'au fond il y ait 3 portes de sortie de secours : nous avons volontairement positionné l'entrée à la première porte de sortie de secours (qui n'en sera plus une au final ^^) pour avoir un oeil sur les deux autres (et ainsi que personne ne gruge en rentrant par là). Un vigile assurera la sécurité ici et veillera à ce que personne n'entre.
  
• Consigne : porter un tee-shirt blanc pour la soirée. On vous filera un badge en tant que bénévole.
  
• La question est venu à se poser : y-a-t-il des vigiles femmes ? Pour fouiller les femmes à l'entrée ? J'ai posé la question à l'agence, et il s'avère que non. Mais solution : un détecteur à métaux. Là, les hommes peuvent aussi fouiller les demoiselles puisqu'ils ne les touchent pas.
  
• Nous pensions aussi instaurer un système de jetons plutôt que de faire de l'argent dans plusieurs caisses. Un petit conseil de Gare Aux Tympans sur le coup . Du coup, il n'y a qu'une caisse centrale : celle qui vend les jetons. Par la même, les jetons servent ensuite de monnaie virtuelle : chose à bien écrire cependant : LES JETONS NE SERONT PAS REPRIS. Reste alors une grosse question : à combien le jeton ? On pensait : 1,50 euro le jeton, et faire toutes les boissons et les bouff' à 1 jeton. Sauf que l'on nous a dit que faire la bière à 1,50 euro, on risquerait de ne pas rentrer dans nos frais. Et c'est vrai que les bières sont toujours à 2 euros. Alors faire le jeton à 1 euro ? Le souci, c'est que nous risquerions peut-être de faire des frais avec un verre de coca à 1 jeton. Quoique... et la bière à 2 jetons. Non ? Ces jetons seront faits soit en carton soit par une entreprise PVP qui fait ça gratuitement dans des chutes de PVC.
  
• Il faut prévoir à manger pour environ 35 personnes, ce qui représente un budget de 210 euros (6 euros par personne). Il faut aussi prévoir de la nourriture pour remplir la buvette et par la même de la boisson. Après comparaison de tarifs et les conseils de Gare Aux Tympans, la meilleure stratégie est d'aller chez Intermarché qui fait de bons petits prix sur les saucisses, le pain, les bouteilles de rosée (etc.) et qui en plus reprennent les invendus à condition que nous ne brisions pas la chaîne du froid. Ce pourquoi nous emprunterons alors au centre social la voiture du portage des repas à domicile. Pour la bière, nous avons un barman qui propose de livrer des fûts de 30 litres à 2,75 euro le litre. Même chose, il reprend les fûts non entamés.
  

Il s'agit ensuite de voir au niveau des bénévoles qui fait quoi :

• Il a été décidé plutôt que d'équipes, il valait mieux désigner des tâches définies qui resteraient fixes tout le temps.
  
• Pour les entrées : Darwin et Gaëtan. Il nous faudrait peut-être un 3ème (éventuellement) pour enregistrer l'enquête demandée par la CAF : se renseigner de quel département vient le public ainsi que sa tranche d'âge.
  
• Pour les jetons : Thibaut + quelqu'un d'imperialdream. Qui voudrait de cette place là ? (Thibaut est gentil et ne mord pas ) Nous avions pensé à Allison si elle venait .
  
• Hot-Dog et cuisine : Marie Claude et Christine
  
• Service mobile (ceux qui circulent dans le public pour veiller à ce que personne ne fume, voir si tout va bien et faire la transition entre les caisses (ramener des jetons de la buvette, de la monnaie s'il en manque etc.) : Sylvain et Loïc.
  
• Buvette : Béatrice, Marion, Marion, Estelle, Richard, Robin, Benj', Stéphanie + des personnes d'imperialdream. Il va falloir néanmoins donner des postes internes : ceux qui tirent la bière des fûts, ceux qui préparent les verres et ceux qui servent.
  
• Aide aux groupes : Benjamin et Nano. Ils sont mis entre parenthèse car, finalement, il y aura tout de même les 3 techniciens de Scène et Studio + au moins 3 artistes du groupe (si ce n'est 4 donc...) ce qui fait minimum 6 personnes sur scène pour installer. Et comme les artistes aiment peu que des "amateurs" touchent à leur matériel, nous avons désigné deux musiciens confirmés. Ils auront aussi la tâche de tenir approvisionner en boisson chaque groupe de travail (jeton, entrée, régie et artistes).
  
• Et enfin, dernier poste que nous avons décerné à Barbara, mais où il nous faut son accord. Une tâche très discrète, ce pourquoi nous l'avons choisie car elle ne sera connue de peu de monde par là-bas, et une tâche qui requiert une extrême confiance. Nous avons pensé lui donner la tâche de retirer l'argent des caisses toutes les heures pour le planquer dans une cachette connue de moi-même, Amélie et donc elle-même. Il est essentiel que ce travail soit fait dans la plus grande discrétion (ne pas passer au milieu du public avec hein ) et que personne ne sache tellement où cet argent est déposé.
  

Et donc, ce qu'il nous reste à faire :

• prévenir les pompiers et la gendarmerie de la manifestation. Par ailleurs, y a t-il parmi ceux qui viennent, des membres qui ont leur brevet de secouriste ou même des diplômes particuliers en médecine ?
  
• faire la déposition de buvette auprès de la mairie pour avoir le droit occasionnel de servir de l'alcool.
  
• trouver des caisses de commerçant pour mettre aux entrées, aux jetons et à la buvette (voire une 4ème pour enfourner l'argent total).
  
• trouver des jetons ou les faire faire + penser à faire des billets d'entrées (obligatoires, et l'on doit garder l'embout de ces billets pendant une période de 5 ans en cas de contrôle).
  
• retrouver les badges du centre social.
  
• se faire prêter des barrières ERAS par l'entreprise ACAB
  
• demander à la mairie des barrières de sécurité (12)
  
• repérer les tarifs à intermarché et passer la commande (salade, et cuisine rapide) + passer la commande des boissons (avec une tireuse double !)
  
• préparer enquête aux entrées
  
• envoyer les invitations aux partenaires + les personnes qui nous ont filé un coup de main
  

Pour ma part, Amélie et moi ne ferons rien. Pas que nous soyons feignasses (quoique ? ) mais bien que nous devons être disponible à tout moment mais pas être essentiel à un endroit précis.
Nous tournerons donc, nous dirons "bonjour", et nous devons être là lorsque la gendarmerie nationale effectuera sa ronde.
Le principe donc, c'est de ne pas être indispensable à un endroit et pouvoir s'éclipser pour régler un souci d'urgence sans entraver les groupes de bénévoles.

Si vous voulez des précisions, je suis prompt à répondre .

Bon, alors, je devrais peut-être pouvoir m'arranger pour essayer de venir, mais ce n'est pas encore sûr. Je suis quasi sûre de ne pas avoir le week-end pris par autre chose, mais j'ai un exposé de Lettres à faire pour la semaine qui suit donc il faut que je m'organise vraiment.
Si jamais je viens, je possède l'AFPS ^^ (qui ne s'appelle plus comme ça d'ailleurs, maintenant, mais bon). Elle est encore valable.

Et crois-tu que ta maison pourrait servir de "logis" pour les membres d'ID ?
Si par exemple, vers 2-3h du matin, un membre d'id qui a une voiture te ramène chez toi et dort chez toi ?

Je ne pense pas que ce sera possible, désolée. La maison est complètement fermée, il faudrait remettre en route l'électricité, l'eau chaude etc. Pas un truc que tu fais un soir pour le débrancher le lendemain. Je croyais qu'on pouvait dormir sur place, dans des sacs de couchage?

L'enquête de l'entrée, tu comptes la faire comment ? à l'écrit ou à l'oral ?
A l'écrit, ça me parait pas envisageable, faudrait qu'ils se posent, trouvent un crayon, répondent et trouvent la caisse où rendre le questionnaire.
A l'oral, ça me parait délicat aussi, si tout le monde rentre plus ou moins en même temps, on ne peut pas les arrêter pour leur poser des questions, et entendre la réponse dans un milieu quand même un peu bruyant, bof bof...

Quant aux questions, comment ils ont connus le concert, d'où ils viennent précisément, s'ils se sont renseignés sur l'association et, si oui, s'ils adhèrent au concept, si non, s'ils comptent se renseigner.
Après, si c'est une enquête de stats pour une compagnie partenaire en particulier, faut voir s'ils veulent des renseignements spécifiques. Tu en sais plus sur le sujet ?

Ah oui oui, on peut dormir sur place dans un sac de couchage ^^.
C'était juste une question pratique.

Alors pour ceux qui ne peuvent/veulent pas dormir sur place, il faudrait se renseigner rapidos pour réserver un hôtel .

Quant aux questions, comme dit plus haut mon cher, c'est la CAF qui demande ça : et elle, elle se fout de savoir si le concept imperialdream plaît aux gens, mais par contre elle s'intéresse davantage de savoir où sont issus les gens qui viennent ici, quel et leur tranche d'âge, s'ils ont des enfants, s'ils perçoivent des alloc' etc.
Nous, on pensait se limiter à département ? et tranche d'âge ?
Et ça se fera à l'entrée, en même temps que le mec achète sa place ou tend sa pré-vente, quelqu'un lui demandera : vous venez de quel département ?
Puis ensuite, selon la physionomie du mec, il coche s'il a moins de 25 ans, entre 25 et 40 ans, entre 40 et 60 ou plus de 65 ans.
Et on s'en fout de la précision ; pas grave si on se trompe sur un guss qui fait plus vieux/jeune que son âge.

Woups, désolé, j'avais zappé que c'était dit plus haut.
Thank's !

Pacô a écrit:
[*]Et enfin, dernier poste que nous avons décerné à Barbara, mais où il nous faut son accord. Une tâche très discrète, ce pourquoi nous l'avons choisie car elle ne sera connue de peu de monde par là-bas, et une tâche qui requiert une extrême confiance. Nous avons pensé lui donner la tâche de retirer l'argent des caisses toutes les heures pour le planquer dans une cachette connue de moi-même, Amélie et donc elle-même. Il est essentiel que ce travail soit fait dans la plus grande discrétion (ne pas passer au milieu du public avec hein ) et que personne ne sache tellement où cet argent est déposé.

OK. Je me fondrai dans la masse...

Bien lu tout le reste.