Questions/Réponses.

Je sens que vous êtes tous avides de poser des questions pour comprendre un peu mieux le déroulement des opérations.
Posez-les:

• pour satisfaire votre curiosité personnelle
  
• au cas où j'aurais omis un détail auquel je n'aurais pas encore pensé
  

Donc c'est très utile. Et ça permet de faire le point en même temps .
On commence avec kirlim (dont je copie/colle ses questions du sujet des sondages sur le concert):

kirlim a écrit:Les entrées d'argent :
> Pour les subventions, où en sommes-nous ? Dans mon souvenir, deux associations nous proposaient de financer 50% d'un projet s'élevant à 2000€ maximum. Est-il possible de combiner l'aide des deux associations pour avoir un projet de 2000€ financé à 100% ?
>> Si oui, il faut commencer à fixer approximativement (voire assez précisément), le montant du projet.
>> Si non, on a 1000€ sur un projet de 2000€. Où se trouvent les 1000€ restants ? Sachant que si l'on se contente d'un concert à 1000€, on n'a que 500€ par l'association (50%).

Pour les subventions, nous nageons dans l'envisageable, dans le potentiel, bref, dans le "peut être" avec une très forte chance de oui.
En gros, bienvenue dans le monde de l'administration \o/.

No panic cependant, je n'y vais pas avec mes petites baskets, tout seul comme un grand (auquel cas, oui, l'on pourrait s'inquiéter). Étant donné que j'ai un gros centre social du département pour m'orienter, me dire ce qu'il faut dire et appuyer ma demande, et que en plus de cela, ces organismes ne recherchent que des projets jeunesses qui construiront leur avenir politique, nous avons environ 90% de chance d'être bénéficiaire d'une bonne subvention.
Reste à savoir combien ... et c'est sur ça que repose tout le reste et tout l'existence potentielle de notre concert.
Oui, les deux organismes (la CAF, caisse d'allocations familiales (oui ne vous étonnez pas comme moi, je ne sais pas pourquoi, mais ils financent ce genre de projet) et la MSA (mutuelle sociale du milieu agricole)) se proposent de financer 50% d'un projet s'élevant à un plafond de 2000 euros. Et nous pouvons très bien alliés les deux, d'autant plus que nous risquons d'en allier 4 avec en plus le groupe "Envie d'Agir" et les subventions du Conseil Général lui-même (mais bon lui, il peut considérer que ses subventions se font à partir de toutes ces caisses qu'ils payent lui-même ^^).

En plus de tout ça, nous démarchons pour avoir des partenaires financiers qui ne réclament en contrepartie, que un max de pub. C'est à dire, nos banques: Crédit Agricole, et les centres E.LECLERC + tous les petits commerçants locaux (restau, bars etc ... qui voient une potentielle activité accrue ce soir là).

Et en dernier lieu, nous allons faire une demande de mécénat à Monsieur Gilbert Montagné, résidant à trois pas du concert, artiste qui n'a pas la grosse tête et qui est tout à fait capable, même avec sa carrure artistique, de se pencher sur nos projets, ne serait-ce que le temps de ce concert . (Gilbert Montagné, le chanteur de "On va s'aimer !" et de tant d'autres tubes des années 80 ^^).

Pour résumer, on tâtonne un peu partout sachant que si nous n'arrivons pas à réunir un budget conséquent, nous annulerons purement et simplement la manifestation (mais bon, vous le saurez un ou deux mois à l'avance si on n'annule).
Là, on n'est en pleine négociations avec la MSA. Mais comme d'hab', ça reste une administration qui prend son temps (ce pourquoi nous nous y prenons 6 mois avant ^^).

Sans oublier la part de Barbara sur laquelle j'avais environ compté 200 euros (pour tous les frais extérieurs: du genre les tee-shirt pour les bénévoles, la prise en charge de ceux qui viennent de l'extérieur, la nourriture pour les participants à l'installation de tout le barda la journée du concert etc ...)

kirlim a écrit:Les sorties d'argent :
> Les groupes sont-ils payés ou ne font-ils cela que pour le coup de pub et le fun ? (il me semble que tu y avais déjà répondu, mais bon)
>> Si oui, on a une idée approximative de ce qu'ils demanderaient (sachant qu'il peut y en avoir 5, ce n'est pas négligeable).

> Niveau alimentation, buffet ou buvette ? Je m'explique, des stands avec des cannettes / sandwiches payants par-ci par-là ? Ou un buffet moins garni et gratuit (payant pour nous, et sans bénéfice)
>> Si c'est buffet, le prix à mettre dessus est à fixer et à ajouter à la recette.
>> Si c'est stands, qui ? Des stands de la rue d'à côté ? Ils garderaient les recettes, mais pourquoi pas. Ou alors tu pensais à autre chose, tu as la parole.

Très bonnes questions.
Alors pour la première chose: les deux groupes (sur les quatre ou cinq potentiels) qui m'ont confirmé leur participation m'ont dit: "non, on ne veut pas spécialement d'argent, mais s'il y a moyen de se faire un peu d'argent de poche dessus, on ne crachera pas dessus non plus". Réflexion tout à fait logique.
Donc tout sera en fonction des bénéfices, avec sûrement un pourcentage ou alors tant d'argent à plusieurs niveauxd e bénéfices.
Ex: Si on fait entre 1000 et 2000 euros de bénef', vous aurez tous 100 euros chacun. Si on fait 2000 et 3000, vous aurez tous deux cents euros chacun. Etc.
Après, là ce sont des négociations internes.

Pour l'alimentation: il n'y aura pas d'alimentations au titre "venez manger comme si c'était un restau." Sinon, en plus, on perd l'amitié de nos amis restaurateurs qui pourraient participer au financement. (sachant que le concert est programmé à 20h30 et commencera à 21h u_u")
Donc, ce ne sera pas un buffet mais une buvette. Et ce sera, je pense, l'élément fondamental de notre salut financier \o/. C'est à dire que généralement, c'est là-dessus qu'on doit se faire notre grapin, et surtout pour le soir avec le bal.
Il y aura donc de la boisson (alcoolisée ou non, tant qu'on n'outrepasse pas les autorisations légales: pas au-dessus de 20 degrés (un truc du genre), ce qui nous laisse donc la bière, la smirnoff, le petit vin et la fameuse "markizette" faite par un pote si on lui file une entrée gratuite (on va pas rentrer dans les détails, mais la markizette est je crois ce qui fait le succès de toutes les consommations confondues donc à ne pas négliger u_u"). Plus évidemment, les colas, les ice tea, les jus d'orange divers etc.
Et enfin, quelques sandwish et des croissants pour la fin du bal (les gens ont faim à la fin des fêtes tardives (ou matinales)).
Le souci majeur, ce sont les prévisions. Comme nous ne saurons pas exactement combien il y aura d'entrées, il est difficile d'évaluer et d'acquérir en conséquence. Mais on va se faire une base de 800 entrées plus un petit surplus.
Sachant que ce ne sera pas durant le concert que ça consommera le plus .

Pour tenir les stands, oui, ce sont des bénévoles de ID. u_u" (comme pour tenir les entrées).

kirlim a écrit:Question pratique :
> Fin de la soirée en mode "boîte", pourquoi pas, même oui, mais avec quelle organisation ? Comme tu l'as bien montré dans les tarifs, ce serait deux billets séparés, ou un billet commun (avec forfait je conseille, soit dit en passant, mais j'ai vu que c'était déjà discuté ^^), donc comment est-ce qu'on contrôle, au moment de la transition boom/concert qui est ok ou non. Parce que faire sortir tout le monde pour les faire rerentrer après... Mouais.

> Autre chose, les tentes pour les ventes de produits ID et tout. Les tentes viennent d'où ? Sont tenues par qui ? On risque de manquer un peu de personnel, non ? Tu peux recruter quelques uns de tes amis, ok, mais bon, ptêtre pas trente. Parce que mine de rien, si on accumule contrôle des billets, vente des billets, contrôle dans la salle (une personne ne suffira pas), vente buvette et produits ID, bouffons et autres...

Pas forcément une trentaine. Une quinzaine suffirait ^^.
Sachant que, attention, ce ne seront pas les bénévoles de l'asso' qui assureront la sécurité (je ne veux pas vous retrouver en trois morceaux séparés après, ça fera tomber les stat' du forum \o/) mais bien une équipe d'agents de sécurité. Je dirais même que le videur est incontournable pour ce genre de soirées. Sauf si tu tiens vraiment à aller toi-même tirer les oreilles d'un pochtron complètement beurré qui veut taper tout le monde .

Ensuite, pour l'histoire des entrées, il existe la magnifique invention qu'est le tampon. Deux différents: un pour le concert, un pour le bal et les deux si tu fais les deux. Y'a toujours des petits malins qui peuvent arriver à se fondre dans la masse (pour les bals traditionnels, ça se fait toujours) mais ça évite environ 90% de la passoire. Contrôle effectué par les mecs de la sécurité que tu auras payé .
Le tout est de faire deux tampons bien distincts, pour que dans la pénombre, le mec de la sécu reconnaisse bien les deux.

Ou alors, billet pour le concert et simple tampon pour le bal. C'est jouable, on va y réfléchir quand on mettra en branle la troisième étape logistique (celle qui voudra dire: "le concert, c'est sûr, il se fera !").
Et pour des amis, oui j'en aurais qques uns. Y'a même un d'un groupe qui veut participer, pour le bal après.

kirlim a écrit:Bilan = Montant exact du projet ? Où partiraient les dépenses ? Quels revenus. (sachant qu'il faut toujours laisser une marge).
Et puis ça va couper (la joie du minuteur ADSL), donc je note le reste si je trouve autre chose, et je posterai ça ici demain (s'il y a hein..)

Le montant exact, je ne l'ai pas encore. Le but du jeu est de tout faire tenir en moins de 3000 euros.
Encore une fois,, je pense que ce qui sera susceptible de faire nos marges, ce sera le bal qui peut facilement attirer un max de people si l'on prend LE dj du moment qui est certes un peu plus cher que d'autres DJ (mais pas énormément non plus) mais qui a l'avantage de te faire un contrat en fonction des bénéfices, donc un contrat sur son propre talent de DJ et s'il a réussi à faire bouger les foules ^^. Le second avantage, c'est que je les connais plus ou moins et que cette année avec mes propres conscrits, j'aurais de très bons contacts avec eux .

Les revenus sont donc très variables et reposent sur le simple constat: ça a marché, ça a pas marché.
On peut donc exploser nos espérances et faire fructifier nos bénéfices, ou alors se ramasser une méchante claque, tout en sachant que dans tous les cas, rien ne fera couler l'association (ça lui donnera un coup de ralenti, ça c'est sûr ^^) mais de toute manière, notre lien avec le Réseau National nous empêche de tomber dans le rouge. Les gens de là-bas veilleront à ce que notre budget ne nous fasse pas mettre la clef sous la porte \o/.

J'espère avoir répondu à toutes tes questions .

Alors alors, dans l'ensemble, ça complète assez bien les blancs que j'avais ^^.

Bilan :
- Subventions, ok. Ce serait tout de même plus simple de savoir qui, quand, combien, mais c'est en cours, je connais l'administration ^^.
- Pour les partenaires financiers, intéressant, je n'y avais pas pensé. A voir de plus près.
- Pour les groupes, j'aime bien l'idée des salaires selon les bénéfices, c'est clair et sympa. (par contre, 100€ chacun, c'est bien par groupe et non par joueurs, si ?)
- Pour le buffet payant, l'idée me plait bien aussi, il faut chercher à savoir à combien pourrait revenir les dépenses, même si ça, ce n'est pas le plus important.
- Pour les bénévoles, ouaip ouaip, une quinzaine, ça devrait aller et se trouver par-ci par-là. Pour les agents de sécurité, je me doute bien, heureusement quand même u_u'. Mais n'empêche que ça reste du personnel à trouver.

Soucis :
- Ton truc sur le tampon, je n'ai toujours pas compris mais c'est pas grave x], et puis de toute façon, comme tu l'as si bien dit, 10% de fuite, ce n'est pas bien grave, surtout que sur ces 10%, il y en a une partie qui est honnête et avait de toute façon le billet pour le bal.
- Le blèm de l'estimation. Combien vont venir ? Combien pour le bal, combien pour le concert ? Combien vont manger ? Combien vont boire ? C'est pourquoi j'en viens à une question, pourra-t-on commander les billets à l'avance, d'un moyen ou d'un autre ? Car si c'est le cas, on pourra avoir une estimation très vague deux semaines avant, nan ? A voir.

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Maintenant, je me repointe avec une question xD.

- La date, c'est pendant les vacances, ok. Mais pendant les vacances de pâques, il y a trois périodes réparties sur un mois, soit un seul week-end en commun. Le souci de ce week-end en commun, c'est qu'il y a énormément de déplacement à ce moment là. Donc peut-être moins de gens... Donc, quand vaudrait-il mieux le faire ?

La date, c'est en réflexion selon comment on se fait offrir la salle aussi. C'est pourquoi c'est un peu compliqué.
Nous surfons sur des promesses et j'avoue, c'est un peu prise de tête voir un peu mal de ventre aussi x).

Les partenaires financiers c'est ce qu'il y a de plus sûrs et de plus ... expéditifs. La banque, il suffit de prendre RDV avec le directeur de l'agence. Nous sommes clients chez eux, on a un compte qui peut fructifier. Les banques, et surtout actuellement avec la crise, ont un énorme besoin de se refaire une belle image et donc de prendre position dans des manifestations de ce style là (une manifestation avec un bon fond, avec des jeunes, c'est génial pour se refaire une belle image de banque près du peuple ^^). Et l'avantage, c'est que la banque à la sortie du RDV, tu peux ressortir avec ton chèque sous le bras s'élevant entre 500 et 1000 euros et tu fais ce que tu veux avec, sans avoir à te justifier, du moment que tu respectes le contrat: "je colle votre logo sur notre affiche et votre nom figurera dans les partenaires officiels sur le site, et sur les banderoles autour de la scène."
C'est ce qu'on appelle le mécénat et quand on tombe dans le secteur privé, c'est toujours beaucoup plus rapide (mais bon, comme dans tout, il faut faire gaffe aux dérives et ne pas accepter tous les pots de vins et se faire enguirlander, parce que si tu es libre d'acquérir ce que tu veux, tu es aussi libre de te faire couillonner \o/).

Pour les agents de sécu, je vais pas être très original: je reprends les mêmes que ceux qu'on utilise pour nos propres bals de conscrits. Ils sont pas excessivement chers, ils ont des moyens et ils sont efficaces sans être trop encombrant quoi. Ils agissent tout en restant discrets, et ça c'est fun pour un concert de ce type (et un bal ensuite).

Pour 100 euros chacun, ce sera bien par groupe. Mais on n'en est pas encore à décider comment on répartira les pourcentages de bénéf'. Pour l'instant, on se concentre toujours sur le "le concert est-il envisageable ?".

Les tampons, c'est le truc qui se fait à chaque sortie en boîte ou bals de conscrits: à l'entrée tu payes ton entrée, tu tends ta main et on applique un tampon à l'encre sur le dessus de ta main.
Pour entrer, tu présentes ta main à l'agent de sécurité qui te fait entrer si c'est bon.
Pour les fuites, généralement, ce sont tous des gens pas honnêtes puisque justement, il profite des fois que beaucoup de gens rentrent en même temps pour se fondre dans la masse. Mais ça arrive rarement et les mecs de la sécurité font vachement gaffe à ça et je voudrais pas être à la place de celui qui se fait choper. Il est pas improbable de s'en recevoir une par inadvertance .

Sinon, oui, on fera une vente de billets par les services internet (si on peut =/) comme sur zeplace.com, billetfrance, la fnac et Leclerc.
Effectivement, ça donnera toujours un aperçu.

Pour le bal, ça ne se fait pas. (tu achètes pas tes places pour aller en boîte). Ce sera donc à serrer des fesses et espérer que la notoriété du DJ apportera un peu de monde.

Et pis pour les buffets, tarifs pompés sur d'autres, c'est à dire:

• Coca, orangina, ice tea et divers sodas: 1,50 euros.
  
• Marquizette: 1 euro
  
• Smirnoff et bière: 2 euros
  
• Croissants: 80 centimes
  
• Sandwich: 2 euros.
  

Après, c'est en fonction des trucs quoi =/.

Ok pour les tampons j'ai pigé ! \o/ (reste plus qu'à ne pas trop transpirer pour que le tampon reste :p)
Pour l'alimentation, on a l'avantage d'en acheter en masse, soit de bénéficier des réduction alors que les potentiels consommateurs mangeront (boiront) à prix normaux.

Plus de question pour le moment.

kirlim a écrit:Ok pour les tampons j'ai pigé ! \o/ (reste plus qu'à ne pas trop transpirer pour que le tampon reste :p)

LoL.
T'inquiète pas, généralement, à la fin de soirée, il reste plus qu'une trace noire sur ta main, mais ça passe \o/.

Nous avons la date: le samedi 17 avril 2009.
Elle reste fixe sauf énorme catastrophe cataclysmique de prévue, auquel cas nous déplacerions la programmation le samedi 10 avril (quoi, on veut notre concert avant de mourir u_u").

En fait, il faut aussi que je vois avec les conscrits de Le Donjon, où je suis aussi membre, qui ont prévu une manifestation dans ces eaux là. Mais il ne devrait pas y avoir de souci pour que nous la fassions le 10 avril, puisque c'est encore un samedi commun aux deux zones de vacances limitrophes .

Hé bah on avisera fin Mars/début Avril pour les réponses définitives alors ^^

Pour info, le 17 avril est maintenu encore plus puisque les conscrits n'y voient aucun inconvénient.

*et non, je n'ai aucune influence tyrannique chez eux... *

T'es pas censé passer sous le bureau chez eux ou c'est encore ailleurs ??

T'es secrétaire ou un truc du genre, non? Tu m'en avais parlé quand on s'arrangeait pour la Toussaint... je ne sais plus.
Le 17 avril... Aïe, c'est mon premier samedi de vacances. Ca va être chaud, sachant que mon frère a (peut-être) cours le samedi matin et que je ne sais pas quelle semaine mes parents ont l'intention de prendre. Mais si ça se fait, je débarque aux alentours de 15h chez moi... reste le trajet jusqu'au Donjon.
Enfin, je te redirai tout ça quand j'en saurais davantage, c'est bien d'avoir la date fixée si tôt.

Bon, je n'ai rien à faire là, l'histoire et la philo m'attendent!

Ouais !
Mais le concert est programmé à 20h, ça laisse de la marge hein XD.
Sauf si vous ne descendez qu'à partir du dimanche...

Non, si mes parents prennent la première semaine, on descend dès le samedi. Le problème, c'est qu'après 350 km, ils ont pas forcément envie de reprendre la voiture, pour me déposer puis ensuite revenir me chercher à pas d'heure. Enfin, si je leur parle bien, je pourrai peut-être m'arranger

Surtout que tu peux éventuellement dormir sur place aussi (sauf s'il faut absolument que tu rentres chez toi).
Si Laumie et Suiketa viennent, il y aura sûrement moyen pour que tu prennes une petite place avec elles dans un sac de couchage par exemple. (dans l'un des gîtes fournis pour elles ^^).

Moi je pense dormir dans la salle, ou même ne pas dormir du tout. A voir \o/.

Mais pour ceux et celles qui feront le bénévolat de A à Z, je préviens: ce sera sûrement pas de dodo avant 5h du matin. (sachant que les DJ arrêteront la soirée vers 3h30, les gens mettent toujours une grosse demie heure, voire une petite heure, à se rentrer chez eux... surtout quand il faut faire les videurs XD. Non, et puis sinon, après, y'a tout le rangement quoi et la salle est vaste... mais on sera nombreux, ça peut aller vite )
Ou alors, c'est couché plus tôt, mais travail de nettoyage au réveil. Au choix \o/.

Pour infos: je réunis de plus en plus de gens de mon lycée et ce, avant la campagne d'affiches. C'est un bon présage ^^.