Dossier CAF - Note d'opportunité

Une note d'opportunité est un petit dossier à rédiger (l'un de mes premiers où je ne pars de rien, si ce n'est un modèle pour un projet qui n'a absolument rien à voir avec un concert (atelier éveil de l'enfance ^^)) en annexe d'une demande de subvention.

Ce dossier sert à justifier l'intégralité de ce projet et à prouver aux créanciers de manière objective (donc pas de roulement de jambes, ni de super lettres de motivation avec "vous êtes les meilleurs créanciers de toute la planète" etc.) toute la nécessité de ce projet et toute sa valeur.
Il faut donc définir 4 grands points :

• Une étude de besoin : c'est-à-dire établir tout ce qui pousse ce projet à être créé et les raisons pour laquelle ce projet est fondamental.
  
• Une description du projet : un genre d'inventaire vraiment carré du projet, en spécifiant les différents objectifs (généraux et opérationnels, c'est-à-dire, ceux que l'on vise et ceux que l'on mettra en place pour arriver à ceux que l'on vise ^^), les moyens techniques (le personnel bien souvent : ingé du son, groupes de musique, bénévoles etc), la mise en place concrète du projet et le déroulement du projet.
  
• Une justification du projet : très succincte. Elle fait un espèce de bilan et te dit : ouais alors voilà, on demande de remplir ça, le projet remplit bien ça, donc notre projet vaut le coup. + généralement (c'est un conseil) indiquer tous les autres partenaires financiers qui vont nous aider (parce qu'ils ne sont pas dupes et savent qu'ils ne sont pas les seuls, et d'un autre côté, ça rassure de se dire que d'autres "prennent le risque")
  
• et enfin, les méthodes d'évaluation : c'est-à-dire, montrer par quels moyens on pourra dire que ce projet a été une réussite et prouver franchement que les créanciers ont bien fait de nous filer ces subventions. En fait, c'est un détail auquel je n'avais pas du tout pensé. Mais il y aura un bénévole (ou même deux tiens) chargé(s) de collecter les "retours" de ce concert. Déjà, faire une enquête si la soirée a plu, si les groupes étaient bien, si l'ingé était bon, si la sécurité efficace et s'ils ont pas eu de mal à connaître et reconnaître le concert avant de venir. Pis aussi, savoir en terme chiffré, le nombre de participants (bon ça, ça paraît évident ^^) mais aussi, connaître environ les tranches d'âges et l'origine géographique (départements, c'est ça que les politiques veulent savoir en particulier : qui on a attiré !) du public.
  

Bref, c'est donc un dossier qui fait trois pages. Je vous le mets en message suivant.

Certains ont déjà eu la chance (lol) de le lire pour me relever les fautes. Je laisse aux autres le loisir de voir comment c'est une ébauche de "note d'opportunité".

Et franchement, c'est cool de monter un projet : jusqu'à la semaine dernière, j'avais jamais entendu parler de ce ça. Maintenant, je saurais que c'est un dossier incontournable pour toute manœuvre de ce type (manifestations diverses nécessitant des coûts).

J'espère vous en avoir appris une aussi \o/.

1- Étude de besoins

Le territoire concerné est celui de la commune de Le Donjon, ainsi que toutes les communes et villes environnantes puisqu’il s’agit d’une représentation nécessitant l’apport d’un public de tous horizons. Toutefois, les artistes promotionnés seront issus uniquement des deux régions : Auvergne et Bourgogne.
D’après une volonté des jeunes « 15-30 ans » de dynamiser et promouvoir la culture dans les territoires ruraux, l’association IMPERIALDREAM a par conséquent imaginé la création d’un rendez-vous musical qui répondrait aux attentes d’un public « jeunesse » et qui permettrait la découverte d’artistes locaux.

L’association a dressé le constat suivant selon un retour récurrent de la part des jeunes d’Allier :
- envie de plus d’activités musicales et régulières dites « jeunes » en Allier et particulièrement à Le Donjon.
- nécessité de reconnaître davantage les « petits artistes » dans leurs régions
- désir des « jeunes » de vivre une manifestation musicale comme un concert sur leur territoire.

À partir de ce constat, l’association a élaboré un projet répondant aux souhaits de cette partie de la population.
Celui-ci s’adresse donc initialement à une communauté « jeune » du département de l’Allier, mais aussi à tous les amoureux de la musique et qui désirent la redécouvrir en un rendez-vous dans la ville de Le Donjon.
L’idée générale est donc d’établir une soirée musicale, le samedi 09 octobre 2010 à partir de 20h avec un programme de quatre groupes de musiques locaux.
Ce projet, si la réussite est à la clef, pourrait se réitérer dans les années suivantes et donc conduire à un rendez-vous musical annuel.

2- Description du projet

Objectifs généraux :

- participer à la vie culturelle de Le Donjon
- promouvoir des artistes locaux
- rassembler la jeunesse autour de projets culturels

Objectifs opérationnels :

- construire une manifestation musicale reconnue sur le territoire
- réunir un public conséquent pour cette première édition en vue d’éventuelles autres.
- exprimer la musique à travers les genres pop/rock.
- offrir un spectacle de qualité nécessitant une sonorisation adaptée à ce type de manifestation et une prestation des artistes satisfaisant l’appréciation du public
- permettre au public d’écouter d’autres musiques issues de la composition indépendante

Les moyens :

- Manifestation et encadrement :

• Groupes de musique locaux :
L’association a lancé un appel aux jeunes compositeurs et artistes désirant se promouvoir gratuitement, avec pour seul intérêt leur promotion envers un public ou l’ambition de créer un rendez-vous musical incontournable.
Ces groupes sont issus des régions Auvergne et Bourgogne et se situent dans le genre pop/rock. Au nombre de quatre, ce seront eux qui animeront la soirée et feront découvrir leur propre registre musical, entièrement composé par leurs soins.
Précision : il y aura deux groupes dits « de grosse envergure » et deux autres « de plus petite envergure » qui seront réellement propulsés sur scène pour l’une de leurs premières fois.

• Ingénieur du son :
Professionnel chargé de gérer tout l’aspect technique, son et lumière, que nécessite une telle manifestation. Garant de la bonne qualité du concert, important pour la première édition et le premier rendez-vous du public, l’ingénieur est équipé du matériel Canadien ADAMSON. Par conséquent, il a la possibilité de gérer deux groupes en même temps : il peut donc installer et programmer le passage d’un groupe pendant qu’un autre se diffuse sur scène.

• Bénévoles et membres de l’association :
Coordination globale du projet : communication, mise en relation des acteurs, encadrement de la manifestation (responsables des entrées et du stand des boissons). Il s’agit de l’équipe motrice du projet, c’est-à-dire, celle responsable de la dynamique de groupe.

• Agence de sécurité :
Professionnels et bénévoles chargés d’assurer la sécurité de la manifestation contre toute menace éventuelle pour la protection du public, tout passage indésirable à un acte de violence ou toute tentative de force sans s’acquitter de son entrée.

- Logistique :

• Siège social de l’association IMPERIALDREAM
• Espace web (site et forum)
• Salle centre socioculturel de Le Donjon
• Centre Social Le Donjon

Mise en place concrète du projet :

Il s’agit d’organiser plusieurs réunions des bénévoles afin de planifier :
- la communication autour de ce projet (passage à la radio fusion FM, affiches publicitaires, site internet, articles dans la presse locale etc.)
- définir exactement le déroulement de la soirée (programmation)
- Constitution des équipes chargées de tenir les entrées, les stands de boisson, les vestiaires, et définition des roulements.
Puis :
- rencontre avec l’ingénieur du son
- rencontre avec les différents groupes qui participeront à la manifestation

Programmation :

19h00 : ouverture des entrées
20h00 : Début du concert : 1er groupe qui « chauffe » la salle. Groupe dit « de petite envergure. »
21h00 : Second groupe dit « grosse envergure ». (The Windsor)
23h15 : Entracte musical : passage du troisième groupe dit « de plus petite envergure ». (Nano et Anouk)
23h45 : 4ème groupe dit « grosse envergure ». (Patchouli)
2h00 : Fin de la soirée.

3- Justification du projet

L’association IMPERIALDREAM a été fondée par des jeunes passionnés issus de toute la France avec la volonté d’apporter une aide franche et visible aux artistes de tous domaines artistiques. Cette aide est donc traduite par l’organisation d’une manifestation musicale en Allier qui répond aux attentes d’un public bourbonnais et aux objectifs propres à l’association.
Ce projet paraît donc bien en adéquation avec la Caisse d’Allocations Familiales de l’Allier par le biais de son appel à projets jeunes et avec les objectifs de l’association IMPERIALDREAM.

Les partenaires mobilisés :

- la Caisse d’Allocations Familiales,
- la Mutualité Sociale Agricole,
- le Conseil Général (demande de subvention) et le service du développement culturel
- la Communauté de Communes Le Donjon Val Libre
- la mairie de Le Donjon
- le Crédit Agricole
- les diverses sociétés privées souhaitant apporter leur appui à une manifestation culturelle locale

4- Méthode d’évaluation :

L’action sera évaluée grâce à :

1/ Des indicateurs quantitatifs : le nombre :

- de participants
- de personnes par tranche d’âge
- de personnes issues de différents départements

2/ Des indicateurs qualitatifs : enquête de satisfaction :

- qualité de la musique diffusée
- perception de l’ambiance
- qualité de la sécurité mise en place
- qualité de l’encadrement
- qualité de la communication

Je vous invite à lire cette note d'opportunité. Ne serait-ce que pour prendre connaissance de l'ensemble des partenaires mobilisés.

Je vous invite aussi à prendre connaissance du dossier en me posant des questions.
C'est vital, et pour moi et pour vous qui êtes concernés en tant que membre de l'association.
Autant vous dire qu'au Conseil Général vous êtes considérés comme éléments de ce projet et que s'il foire, c'est ma faute mais aussi votre faute.

Je ne dis pas qu'un huissier de justice ira saisir votre maison, je dis juste qu'il y a une part de risque.

Et pour minimiser ces risques, il me semble évident qu'il faut que vous soyez un maximum renseigner sur ce projet et que vous me fassiez part de votre esprit critique afin de parer à d'éventuelles bourdes de ma part.

Donc n'hésitez pas, lisez là et posez vos questions !
Vous ne pouvez pas ne pas en avoir, ou alors, vous êtes des génies ambulants et vous auriez du monter ce projet à ma place .

Bon, je fais une petite réponse rapide, mais comme je me charge un peu de la partie communication en t'aidant pour les lettres, je me suis dit qu'il faudrait que je lise tout ça d'abord. Avant ça, je savais pas du tout que l'organisation d'un tel projet nécessitait ce genre de travail au préalable, mais c'est vrai que c'est très pratique, ne serait-ce que pour mettre les choses à plat pour voir où on en est. Par contre, comme je ne m'y connais pas et que je n'ai pas de point de comparaison, je ne pourrai pas te dire si ça va ou si ça va pas. Enfin, dans l'absolu, ça m'a l'air de tenir debout, mais relativement à ce qui est attendu en général, je n'en ai pas la moindre idée.

Y a quand même un ou deux points qui m'ont un peu fait tiquer.
Tu ne parles de l'implication et de l'attente de ID qu'à la fin, mais pas au début, c'est voulu ? Parce qu'après tout, si tu fais ce concert, ce n'est pas uniquement pour faire passer un bon moment aux jeunes et promouvoir des petits groupes, mais aussi pour promouvoir ID non ?
Ensuite, au niveau des formulations :

Ces groupes sont issus des régions Auvergne et Bourgogne et se situent dans le genre pop/rock.

Je mettrais plutôt "s'enregistrent". Se situer c'est nul (désolée). Enfin, ça ne convient pas dans la phrase. (Je sais, c'est une petite chose, mais l'accumulation de petites choses peut faire une grosse chose).

... pour l’une de leurs premières fois.

Singulier ou pluriel ? Je pencherais plus pour le singulier.

Programmation :

19h00 : ouverture des entrées
20h00 : Début du concert : 1er groupe qui « chauffe » la salle. Groupe dit « de petite envergure. » Et le nom du groupe qui va se charger de chauffer la salle ? Et est-ce que tu es sûr que ça ne va pas faire un bide ? Je sais que ça marche comme ça les premières parties, c'est des petits groupes qui viennent, mais si c'est la première fois qu'ils jouent, il faut vraiment que tu sois sûr qu'il vont pas trop foiré le truc =/ Ce qui est très délicat. Alors pourquoi eux et pas l'autre "petit groupe" ?
21h00 : Second groupe dit « grosse envergure ». (The Windsor)
23h15 : Entracte musical : passage du troisième groupe dit « de plus petite envergure ». (Nano et Anouk)
23h45 : 4ème groupe dit « grosse envergure ». (Patchouli)

Et quant aux "sondages", tu comptes t'y prendre comment ? Lancer quelques casquettes jaunes dans la foule pour aller à la pêche aux réponses ? Demander de remplir un formulaire ?

Je prends pour les termes améliorés (à la place de "se situent" par exemple ^^).

Concernant les idées mises en avant... ce sera malheureusement comme ça que ce sera présenté.
Le but justement ici, c'est de ne pas trop se mettre en avant et de faire sentir à ces organismes publics qu'on fait tout ça pour le bien de leurs administrés, que la CAF est un grand acteur de ce projet et que en plus, enfin de compte, bah ça rentre bien dans les objectifs de notre association ^^.

Tout le détail explicatif du "pourquoi ID existe-t-il" ça viendra dans une autre annexe où là, le dossier sera centralisé sur l'association et valorisera tout son bien-fondé.
Le schéma développé est d'ailleurs donné par la CAF elle-même. Et le centre social m'a donné plusieurs modèmes en référence (bon pas forcément des modèles très calqués sur un concert, comme leur projet de "l'atelier des P'tits bouts" qui est en fait un atelier d'éveil pour enfant. Mais dans toute la note d'opportunité, le centre social n'est mentionné que dans la partie "justification".)

Bon maintenant, Amélie la fille qui nous accompagne, vient de m'envoyer un e-mail comme quoi il faut que je revoie un peu toute cette note d'opportunité parce qu'elle vient de recevoir une information de ses contacts de la CAF. Y'a un nouveau plan à suivre, puisque je suis un cas un peu spécial puisque nous sommes des jeunes gens. Mais il s'agit de réorganiser suivant d'autres critères et là, effectivement, ils demandent de présenter ID.
Donc en gros, va falloir que je retravaille sur cette note d'opportunité puisque visiblement, notre dossier à envoyer à la CAF serait "simplifié" pour la jeunesse et que la note d'opportunité (qui n'en est du coup plus vraiment une) est mélangée en même temps avec le dossier de présentation.

Par contre, pour le CG et la MSA, c'est bien ça qu'il faut.
(oui en gros, la CAF a un secteur spécial "Appel à projets jeune" et une grille de validation bien spécifique. C'est cool d'avoir eu ce tuyau... mais ça aurait été mieux de l'avoir eu une journée plus vite. Du coup, on a travaillé sur une note d'opportunité certes très professionnelle, mais du coup, pas adaptée à leur appel).

Si je ne mets pas le nom du groupe, c'est parce que ce groupe-ci s'est désisté il y a un mois et que nous sommes donc à la recherche d'artistes locaux.
Et justement, j'ai mis le plus "gros" des plus petits en premier parce que :

• l'ingénieur du son m'a fortement déconseillé de mettre l'un des gros en premier parce que les gros sont là pour une salle déjà chauffée
  
• mais il ne faut pas mettre le moins pro des deux, au risque justement de rater l'entrée en matière. Donc il faut le groupe "moyen", ni ceux en têtes d'affiche, ni le tout petit duo.
  

Alors concernant les sondages, c'est vraiment un truc auquel je n'avais pas pensé mais qui est impératif. Ce sont sur ces sondages qu'il faudra s'appuyer pour argumenter dans une prochaine commission d'après subvention, pour montrer que les sous ont bien été gérés.
On pense faire ça à l'entrée. Pendant que les gens payent, un bénévole est avec son calepin, une grille pleine de communes dans un tableau, et demande à chacun : "tu viens de quelle ville ?"
Et hop, une petite croix. C'est le seul moment faisable. Après, les interroger pendant la soirée ou à la sortie, c'est suicidaire.
Donc ça, c'est pour le sondage du plan quantitatif.

Pour l'enquête de satisfaction, ça sera plus délicat. Il faudra surement imprimer plein de petites feuilles que l'on distribuera genre pendant l'entracte.
Dessus, ce sera sous forme de QCM :

Qualité de la sécurité :
Bonne - Moyenne - Passable

Et ainsi de suite.
Et encore, je sais plus exactement comment il faut s'y prendre =/. Parce qu'ils me semblent qu'il ne faut pas mettre de proposition "trop pourries" du genre :

Qualité de la musique :
Bonne - Bof - Vraiment à chier

Au risque de tuer ton projet et ton "retour".
Parce que les gens sont toujours tentés de faire chier les organisateurs.

Ensuite, on disséminerait un peu partout (sur la buvette) des "boites aux lettres" et les gens "posteraient" leur réponse tout au long de la soirée.

C'est le seul moyen envisageable sur le terrain.
Ensuite, on peut inviter les gens à s'inscrire sur le site du concert (que Darwin se chargera de créer d'ici juillet) et dessus, il y aura un petit questionnaire.
Le problème, c'est que rien ne nous dit que les gens iront se connecter et, à mon avis et à leur avis, la meilleure manière de récolter le plus d'avis, c'est de le faire pendant la soirée.
(toutefois, les sondages sur le web peuvent confirmer les résultats sur les papiers).

Et ça évidemment, c'est un truc dont je n'étais pas du tout au courant. Mais il faut absolument mettre en place un moyen de quantifier et d'évaluer la satisfaction globale du projet, pour ensuite le montrer à tous tes créanciers.

Pacô a écrit:Alors concernant les sondages, c'est vraiment un truc auquel je n'avais pas pensé mais qui est impératif. Ce sont sur ces sondages qu'il faudra s'appuyer pour argumenter dans une prochaine commission d'après subvention, pour montrer que les sous ont bien été gérés.
On pense faire ça à l'entrée. Pendant que les gens payent, un bénévole est avec son calepin, une grille pleine de communes dans un tableau, et demande à chacun : "tu viens de quelle ville ?"
Et hop, une petite croix. C'est le seul moment faisable. Après, les interroger pendant la soirée ou à la sortie, c'est suicidaire.
Donc ça, c'est pour le sondage du plan quantitatif.

Moi je veux bien mais comment tu sais les noms des villes/villages à mettre dessus ton sondage alors qu'on ne sait pas qui vient ??

Pacô a écrit:Et ça évidemment, c'est un truc dont je n'étais pas du tout au courant. Mais il faut absolument mettre en place un moyen de quantifier et d'évaluer la satisfaction globale du projet, pour ensuite le montrer à tous tes créanciers.

Remarque qu'après réflexion, ça me semble normal. Les investisseurs veulent voir si on n'a pas fait n'importe quoi avec leur argent.

Laumie a écrit:
Moi je veux bien mais comment tu sais les noms des villes/villages à mettre dessus ton sondage alors qu'on ne sait pas qui vient ??

Eh bien... parce que le public ne viendra pas de Tombouctou ^.^.
Tu te prépares une grille à l'avance avec tous les noms de toutes les communes et ville sur un périmètre de 30 kilomètres (ou 50 km ?) ce qui en fait environ... une grosse trentaine et après tu fais un petit trait pour chaque personne questionnée.
Et si vraiment il y avait une ville à laquelle tu n'avais pas pensé, tu la rajoutes en fin de tableau.

Sachant aussi qu'il faudra surtout recenser les villes et communes d'Allier car ce sont elles qui intéressent les MSA, CAF, CG et co'.

Je vous informe que nous avons rendu le dossier dans les temps, c'est-à-dire, avant le 15 mars.
J'ai reçu ce midi la confirmation de réception de notre dossier dans leurs services.

Le dossier est finalement un peu différent que celui montré en première page de ce sujet, bien qu'il reprend les grandes lignes.
Mais le dossier de l'appel à projet jeunes était finalement construit différemment : il a nécessité de le réécrire en partie.

Même chose, pour les membres adhérents, il est possible que je vous l'envoie par e-mail (mais attention, c'est un dossier PDF très lourd, puisque constitué d'images scannées. Donc pas de messagerie hotmail ^_^).

Pacô a écrit:Je vous informe que nous avons rendu le dossier dans les temps, c'est-à-dire, avant le 15 mars.
J'ai reçu ce midi la confirmation de réception de notre dossier dans leurs services.

Le dossier est finalement un peu différent que celui montré en première page de ce sujet, bien qu'il reprend les grandes lignes.
Mais le dossier de l'appel à projet jeunes était finalement construit différemment : il a nécessité de le réécrire en partie.

Même chose, pour les membres adhérents, il est possible que je vous l'envoie par e-mail (mais attention, c'est un dossier PDF très lourd, puisque constitué d'images scannées. Donc pas de messagerie hotmail ^_^).

Bon bah du moment qu'il est passé sans soucis et qu'y avait tout ce qui était demandé dedans, c'est le principal ^^

Il faut qu'on te donne une autre adresse mail pour l'envoi ?? ^o)

Eh bien ce serait bien oui.
Parce que généralement les messageries hotmail n'ont jamais reçu le dossier...